Trong việc kinh doanh, quản lý kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc quản lý kho hiệu quả giúp cho hiệu quả kinh doanh được nâng cao tránh thất thoát. Với các doanh nghiệp lớn thì quy trình nhập xuất kho được làm rất chặt chẽ kết hợp giám sát và quản lý bởi nhiều phòng ban (bộ phận yêu cầu nhập, thủ kho, kế toán).
Còn đối với kho hàng tư nhân khi tự quản lý kho hàng của mình thì cần làm những gì để tránh nhầm lẫn, thất thoát? Bài viết dưới đây sẽ đưa cho những gợi ý để việc set-up kho hàng của nhà bán lẻ được hiệu quả hơn.
Quy trình quản lý kho bán hàng cơ bản
Do nhân lực của cửa hàng bán lẻ thường ít, nên quy trình quản lý kho thường được tối ưu quản lý từ đầu vào. Dưới đây là một số bước nhập, xuất kho cơ bản dễ dàng áp dụng cho người tự lưu kho:
Nhập kho
Nhập kho là bước quan trọng nhất: kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hoá ngay khi hàng chuẩn bị được đưa vào kho nghiêm ngặt và chính xác. Khi hàng tới kho hàng thì cần kiểm tra số lượng và chất lượng và sản phẩm nếu 2 yếu tố trên trước đáp ứng thì hàng có thể cho nhập kho. Trường hợp còn lại có thể xử lý như dưới đây:
- Nếu hàng kém chất lượng -> đổi trả lại nhà cung cấp
- Hàng thiếu số lượng -> báo về nhà cung cấp, nhập kho đúng số lượng thực tế.
Lưu kho
Kho bán hàng cần được sắp xếp ở vị trí hợp lý, dễ quản lý kiểm soát, môi trường khô ráo thoáng mát phù hợp với điều kiện bảo quản của các sản phẩm.
Tiếp theo là việc sắp xếp hàng hóa trong kho cần hợp lý: Sắp xếp và phân bổ hàng hoá vào vị trí hợp lý trong kho (Ví dụ hàng cần bảo quản trong điều kiện mát như mỹ phẩm, đồ ăn,… thì phải trong kho mát. Mặt hàng đồ gia dụng, thời trang,… thì bảo quản thường trên các giá kệ quy chuẩn). Tùy vào tính chất của hàng hóa mà sắp xếp hàng hóa phù hợp theo các nguyên tắc FIFO,LIFO,FEFO,… (Đọc thêm về nguyên tắc FIFO,LIFO,FEFO)
Nên đặt SKU cho sản phẩm lưu kho để tiện theo dõi, tránh thất lạc. Thường mã SKU sẽ đặt theo đặc điểm sản phẩm để tiện theo dõi. Với kho tư nhân chỉ có 1 kho duy nhất có thể sử dụng thêm mã SKU như một mã chỉ vị trí sắp xếp trong kho để tiện tìm kiếm. Ví dụ: Sản phẩm váy lưu ở dãy 3 tầng 2 màu xanh size S thì có thể để mã là V0302XS.
Điều kiện kho lưu trữ phải tránh những thứ có thể gây hỏng hóc hàng hoá (côn trùng, chuột gián, tránh bóp méo và va đập, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy).
Nhặt sản phẩm theo đơn hàng để xuất kho
Để nhặt sản phẩm gửi cho khách hàng nhanh nhất thì có 2 cách thường được các nhân viên kho dùng
- Nhặt theo đơn hàng: Nhân viên nhặt hàng theo từng đơn, cách này dành cho shop có lượng đơn hàng ít
- Nhặt theo sản phẩm: Cách này dành cho shop có nhiều đơn hàng, tối ưu thời gian giúp hoàn thành được nhiều đơn cùng 1 lúc. Nhân viên sẽ xuất ra file danh sách các sản phẩm + số lượng của những đơn hàng phát sinh trong thời gian đã chọn -> nhặt sản phẩm và số lượng theo danh sách, sau đó mới ghép để tạo đơn hoàn chỉnh.
Đóng gói và bàn giao hãng vận chuyển
Đóng gói là quy trình quan trọng vì gói hàng khách hàng nhận được sẽ thể hiện thái độ bán hàng của nhà bán, nếu gói hàng cẩn thận và đẹp đẽ sẽ lưu lại ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và có thể gây ấn tượng để khách hàng quay lại mua những lần tiếp theo. Quy trình đóng gói cần phải đáp ứng các tiêu chí:
- Đóng gói đúng đơn hàng, sản phẩm phải đủ và đảm bảo chất lượng trước khi đóng gói và bàn giao sang hãng vận chuyển.
- Đóng gói đúng quy chuẩn với loại sản phẩm tương ứng (xốp nổ, giấy chèn cho sản phẩm dễ vỡ,…)
- Tối ưu trọng lượng đơn hàng để giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Hoàn hàng
Hoàn hàng là điều không mong muốn với bất kì nhà bán nào. Có 2 trường hợp dẫn đến việc hoàn hàng:
- Hàng giao không thành công, hãng vận chuyển trả hàng cho nhà bán hàng.
- Người nhận nhận hàng nhưng trả hàng cho người bán.
Ở trường hợp giao hàng không thành công cho khách hàng thì nhân viên có thể liên hệ với khách hỏi về lý do chưa nhận hàng, nếu khách đồng ý nhận hàng thì hẹn thời gian nhận hàng với khách và báo với bên vận chuyển để giao hàng. Trường hợp khách hàng đổi ý không muốn nhận hàng thì báo bên vận chuyển để hoàn lại hàng về kho và nhập lại tồn kho.
Trường hợp khách hàng đã nhận hàng nhưng hàng hóa bị trả lại do hư hỏng hoặc sai sản phẩm thì đều nhập lại về kho và tùy theo lý do hoàn hàng để xử lý. Nếu hàng bị hư hỏng thì nhận hàng để sản phẩm sang khu hàng lỗi để liên hệ với nhà cung cấp phản ánh hoặc xử lý riêng. Còn khi giao sai sản phẩm thì nhập lại sản phẩm về kho và đóng gói đúng sản phẩm giao lại cho khách hàng.
Kiểm kho
Kiểm kho là hoạt động thường xuyên để đánh giá hoạt động quản lý kho, xem số lượng hàng hoá thực tế có khớp trên sổ sách ko. Nếu số lượng tồn hàng hóa khớp với sổ sách thì việc quản lý kho hiệu quả. Ngược lại, nếu số lượng hàng hóa tồn chênh lệch so với sổ sách thì cần tìm lại lí do gây ra sự chênh lệch đó để bổ sung ghi chú hoặc chỉnh sửa lại quy trình xuất nhập kho cho chặt chẽ hơn.
Khi kiểm tra chất lượng sản phẩm trong kho, nếu phát hiện sản phẩm có hỏng hóc thì phải tách riêng những sản phẩm đó ra, có thể thay mới bổ sung hoặc khiếu nại với nhà phân phối nếu sản phẩm còn trong chế độ bảo hành.
Bên cạnh đó, việc kiểm hàng tồn kho còn giúp bạn xem xét được mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng bán chậm tồn kho nhiều để đưa ra chiến lược bán hàng hợp lý.
Đánh giá hiệu quả
Việc đánh giá hiệu quả thường xuyên thông qua các báo cáo về kho hàng giúp người bán đánh giá được năng lực quản lý kho và xu hướng bán hàng từ đó đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp trong tương lai
Tối ưu quản lý kho hàng
Thế nào là tối ưu quản lý kho?
Tối ưu quản lý kho là làm tăng hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro như hư hỏng, thất thoát hàng hóa trong quá trình vận hành kho.
Làm thế nào để tối ưu quản lý kho?
Để tối ưu quản lý kho bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Kho hàng phải đạt tiêu chuẩn bảo quản sản phẩm để tránh hư hỏng, ví dụ sản phẩm cần bảo quản lạnh thì phải có kho lạnh.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm.
- Nên sử dụng phần mềm quản lý kho để dễ dàng cập nhật các tình hình về kho hàng.
- Các công đoạn của quy trình vận hành kho cần thực hiện một cách nghiêm ngặt không qua loa:
– Nhập hàng: Kiểm tra kỹ hàng hóa lúc nhập đúng, đủ số lượng và chất lượng
– Lưu kho: Đánh số, barcode giá kệ, đặt SKU để theo dõi
– Lấy sản phẩm (nhặt hàng): Tối ưu ở khâu sử dụng các phương tiện hỗ trợ di chuyển, nhặt hàng theo danh sách sản phẩm, có xe đẩy,…
– Đóng gói và bàn giao HVC: Đúng thời gian, trước khi HVC đến lấy hàng và có giấy tờ bàn giao rõ ràng để tiện đối soát.
– Hoàn hàng: Hoàn hàng thì cần tìm hiểu lí do hàng bị hoàn trả. Do HVC chưa giao được cho khách hay là khách nhận rồi khiếu nại đòi trả lại. Từ đó có thể lựa chọn cách xử lý đơn hàng như chọn giao lại hàng hay huỷ đơn luôn. Ngoài ra có thể dựa vào thống kê các lý do hàng bị hủy để tối ưu quy trình bán hàng giảm hàng hoàn (ví dụ như thêm chú thích rõ ràng cho sản phẩm khi đăng bán, lựa chọn nhà vận chuyển khác,…)
– Kiểm hàng: hoạt động thường xuyên để đánh giá chất lượng quản lý kho nhằm kịp thời phát hiện các thiếu sót để tối ưu quy trình giảm các thiệt hại không đáng có về hàng hóa.
– Báo cáo: Lập báo cáo thường xuyên để tiện đánh giá theo dõi và đưa ra định hướng về kế hoạch bán hàng cho các kì bán hàng sau.
Tối ưu quy trình quản lý kho với hệ thống Omisell
Với người tự quản lý kho hàng, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell giúp quản lý tồn kho trên nhiều kênh bán. Giúp tối ưu việc bán hàng trên các sàn thương mại điện tử.
Cụ thể Omisell có các tính năng quản lý kho nổi bật như:
- Quản lý tồn kho đa điểm.
- Đồng bộ tồn kho tự động.
- Tồn kho nâng cao: Chia tồn kho theo từng kênh bán theo thời gian phù hợp.
- Tồn kho đệm: Cập nhật lượng hàng hóa dự trữ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.
- Tồn kho bổ sung: Thêm mục tồn kho bổ sung để ước lượng hàng hóa có thể bổ sung kịp tiến độ bán hàng giúp người bán chủ động trong việc tham gia các chương trình khuyến mại trên các sàn TMĐT.
Bên ngoài việc sử dụng Omisell để tự quản lý, vận hàng kho thì chúng tôi còn cung cấp giải pháp lưu kho hoàn tất đơn hàng fulfillment. Đây là dịch vụ giúp bạn lưu trữ hàng hoá tại kho của Boxme và sẽ giúp bạn tối ưu toàn bộ quy trình từ lưu kho, đóng gói, vận chuyển.
- Boxme hỗ trợ từ khâu nhập hàng, giúp khách hàng lưu kho, quản lý chính xác số lượng từ ban đầu khi nhập kho.
- Phân loại hàng hoá theo giá kệ phù hợp, quản lý trên hệ thống bằng SKU.
- Khi có đơn hàng thì nhân viên vận hành và nhân viên kho của Boxme sẽ tiếp nhận xử lý (đóng gói, dán nhãn, bàn giao hvc)
- Hàng hoàn: Nhận hàng tại kho, nhập lên hệ thống
- Kiểm hàng: Tiến hành kiểm tra kho hàng định kỳ, đảm bảo môi trường tốt nhất cho hàng hoá lưu kho. Giải quyết khi có sự cố phát sinh
Với việc sử dụng dịch vụ fulfillment của Boxme kết hợp với hệ thống quản lý kho Omisell, bạn sẽ không cần phải lo tới việc tối ưu quản lý kho nữa vì Boxme đã làm việc đó giúp bạn.
Với kinh nghiệm 5 năm hoạt động và làm việc với hàng nghìn khách hàng trong nước và quốc tế trong lĩnh vực Thương mại điện tử tại khu vực Đông Nam Á, Boxme hoàn toàn có đủ năng lực và kinh nghiệm quản lý kho một cách hiệu quả giúp bạn dễ dàng tập trung hơn vào công việc kinh doanh của mình mà không lo lắng về việc quản lý kho nữa.