Thời gian chu kỳ đặt hàng là thời gian để xử lý một đơn đặt hàng, bắt đầu từ thời điểm bạn nhận được đơn đặt hàng cho đến khi đơn hàng được chuyển đến tay khách hàng. Tốc độ thời gian chu kỳ đặt hàng là rất quan trọng trong việc tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách hiểu khái niệm này và cách tính toán thời gian chu kỳ đặt hàng, bạn có thể xác định tốt hơn các vấn đề thường gặp phải và cải thiện quy trình làm việc trong chuỗi cung ứng của mình. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn 6 phương pháp hay nhất để giảm thời gian chu kỳ đặt hàng mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp bán lẻ của mình.
1. Thế nào là thời gian chu kỳ đặt hàng trong quản lý kho hàng?
Thời gian chu kỳ đặt hàng trong quản lý kho hàng là khoảng thời gian trung bình từ khi bạn nhận được đơn đặt hàng đến khi bạn bàn giao đơn đặt hàng cho các đơn vị vận chuyển, không bao gồm thời gian bên vận chuyển giao hàng đến khách hàng.
Đây là chỉ số cần thiết để đo lường hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng của bạn. Tất cả các nhà bán lẻ đều muốn giảm lượng thời gian này, vì thời gian này càng dài thì càng ảnh hưởng xấu đến khả năng thu hút và giữ chân người mua hàng. Nghiên cứu sâu về chỉ số này có thể giúp doanh nghiệp của bạn xác định nơi cần tăng cường xử lý đơn đặt hàng và lập kế hoạch để thúc đẩy các hoạt động nhằm cải tiến thời gian chu kỳ đặt hàng.
2. Các giai đoạn trong chu kỳ đặt hàng
Một chu kỳ đặt hàng trong quản lý kho hàng gồm 4 giai đoạn:
– Thời gian khách hàng thực hiện đặt hàng: Bạn sẽ nhận được thông báo sau khi khách hàng thanh toán trực tuyến, gửi thông tin thanh toán và giao hàng của họ. Đó là khi chu kỳ đặt hàng của khách hàng bắt đầu. Ngày nay, các nền tảng Thương mại điện tử hiện đại cho phép quá trình đặt hàng và thanh toán nhanh chóng trong vòng vài giây. Có được một hệ thống tự động sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian chu kỳ đặt hàng.
– Lấy hàng: Sau khi khách hàng đặt hàng, phần mềm quản lý kho sẽ gửi chi tiết đơn đặt hàng đó đến bộ phận kho hàng. Dựa vào mã sản phẩm trên đơn đặt hàng, bộ phận kho hàng sẽ lấy đúng sản phẩm.
– Đóng gói: Các sản phẩm được đặt hàng sẽ được giao cho nhân viên đóng gói sau khi việc lấy hàng hoàn tất. Người này chịu trách nhiệm đóng gói, niêm phong, dán nhãn chính xác đơn hàng để chuẩn bị cho bước cuối cùng là vận chuyển.
– Bàn giao cho đơn vị vận chuyển: Tại trạm vận chuyển, bạn gửi các mặt hàng cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Thông thường, các công ty ít kiểm soát được thời gian giao hàng và chủ yếu dựa vào bên vận chuyển.
3. Công thức tính thời gian chu kỳ đặt hàng
Hãy xem xét một số yếu tố từ ngày đặt hàng đến ngày giao hàng để tính thời gian chu kỳ đặt hàng của bạn. Đây là công thức tính thời gian chu kỳ đặt hàng cho doanh nghiệp của bạn:
Thời gian chu kỳ đặt hàng = (Ngày giao hàng – Ngày đặt hàng) / Tổng số đơn hàng đã giao
Điều đầu tiên cần nhớ là bạn đang đo thời gian chu kỳ đặt hàng trong một khung thời gian cụ thể. Nó có thể là hàng quý, hàng tháng, hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ. Đảm bảo tất cả các yếu tố trong công thức nhất quán trong khung thời gian trước khi đưa vào công thức và tính toán.
Ngày giao hàng là khi bạn gửi sản phẩm cho nhà vận chuyển, trong khi ngày đặt hàng là khi khách hàng đặt mua sản phẩm. Tổng số đơn đặt hàng đã giao đề cập đến số lượng đơn đặt hàng được vận chuyển thành công trong một khoảng thời gian cụ thể.
Ví dụ: một cửa hàng điện tử muốn tính thời gian chu kỳ đặt hàng vào tháng 12 năm 2022. Tháng này có 31 ngày và cửa hàng đã xử lý tổng cộng 6.000 đơn đặt hàng. Ta sẽ tính được chu kỳ đặt hàng của họ như sau:
Thời gian chu kỳ đặt hàng = (31 ngày * 24 giờ/ngày * 60 phút/giờ)/ 6.000 đơn hàng = 7,44 phút/đơn hàng.
Điều đó có nghĩa là cửa hàng này hoàn thành mỗi đơn hàng trong 7,44 phút.
Sau khi bạn nhận được kết quả, hãy so sánh nó với mục tiêu kinh doanh đã xác định bạn đầu. Bạn có thể ghi lại dữ liệu cho mỗi tháng và xem tiến trình theo thời gian.
4. 6 cách tối ưu thời gian chu kỳ đặt hàng
4.1. Tính toán thời gian chu kỳ đặt hàng
Trước hết, bạn phải đo chính xác thời gian chu kỳ đặt hàng hiện tại của doanh nghiệp và so sánh chỉ số này với mục tiêu của mình. Chỉ số này sẽ cho biết hiệu suất chuỗi cung ứng của doanh nghiệp bạn.
Nếu thời gian chu kỳ đặt hàng của bạn quá lâu, bạn cần xem xét lại toàn bộ quy trình hậu cần của doanh nghiệp và tìm ra vấn đề cần giải quyết. Chẳng hạn, nếu có khoảng cách giữa thời điểm khách hàng đặt hàng và thời điểm bộ phận kho nhận được thông tin thì bạn cần kiểm tra lại phần mềm của mình để tìm sự cố. Còn nếu thời gian từ khi kho nhận thông tin đến khi đóng gói quá lâu thì cần kiểm tra và tìm ra nguyên nhân do kho hàng sắp xếp chưa hợp lý hay do số lượng nhân viên kho quá ít. Sau khi xác định được các rào cản, bạn có thể tìm giải pháp để tối ưu hóa thời gian chu kỳ đặt hàng.
4.2. Đàm phán với nhà cung cấp về vấn đề giao hàng
Sự chậm trễ trong việc giao hàng từ nhà cung cấp có thể làm chậm quá trình thực hiện và hoàn thành các đơn đặt hàng đến khách hàng của bạn. Đo lường xem thời gian giao hàng của nhà cung cấp là bao lâu và nó có ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ giao hàng của bạn không? Cố gắng đàm phán với các nhà cung cấp về tiến độ giao hàng sao cho sớm nhất, tránh ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ giao hàng.
4.3. Thường xuyên đánh giá thời gian chu kỳ đặt hàng
Thời gian chu kỳ đặt hàng có thể dao động nếu có những thay đổi hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng. Chẳng hạn, bạn có thể gặp trường hợp ngoại lệ về đơn hàng khiến thời gian giao hàng lâu hơn bình thường. Ngược lại, bạn có thể nhận thấy thời gian chu kỳ ngắn hơn sau khi áp dụng hệ thống quản lý kho tự động.
Có nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ đặt hàng. Do đó, điều quan trọng là phải theo dõi và đánh giá lại chỉ số này thường xuyên. Kết quả sẽ cho bạn biết đâu sẽ là vấn đề bạn cần kiểm tra và liệu các kế hoạch hành động của bạn có tác động tích cực hay không.
4.4. Tối ưu quản lý kho hàng
Tối ưu quản lý kho hàng là một yếu tố cần thiết để giảm thời gian chu kỳ đặt hàng. Bạn có thể bắt đầu bằng những câu hỏi như: Người lấy hàng có thể xác định vị trí hàng một cách dễ dàng không; Các giá đỡ có để đúng vị trí giúp việc lấy các thùng hàng diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hay không; Khoảng cách từ vị trí lấy hàng đến vị trí đóng gói có dễ dàng di chuyển hay không;…
Bằng việc đặt ra các câu hỏi, bạn có thể xác định được những vấn đề mà bạn có thể gặp phải trong quá trình quản lý kho hàng và thực hiện các đơn đặt hàng, cải thiện các vấn đề để tối ưu quản lý kho hàng từ đó giảm thời gian chu kỳ đặt hàng.
4.5. Suy nghĩ cách xử lý việc giao hàng trễ
Xem xét các tình huống khác nhau khi việc giao hàng bị trễ hoặc bị hủy có thể xảy ra và cách bạn xử lý chúng.
Ví dụ: Nhân viên kho thường xuyên chọn sai mặt hàng dẫn đến việc giao sai sản phẩm đến khách hàng. Khách hàng có thể khiếu nại, yêu cầu đổi hàng hay hủy đơn đặt hàng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ đặt hàng cũng như uy tín của công ty. Bạn cần suy nghĩ cách xử lý các trường hợp này khi xảy ra và tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc nhân viên kho chọn sai mặt hàng và xử lý vấn đề ngay lập tức.
4.6.Tối ưu thời gian chu kỳ đặt hàng bằng các phần mềm nâng cao
Triển khai các giải pháp kỹ thuật số có thể giúp bạn kiểm soát quy trình nhập kho và giảm thời gian chu kỳ đặt hàng.
Các phần mềm nâng cao hiện nay có thể trợ giúp các doanh nghiệp trong nhiều đầu công việc khác nhau:
– Quản lý tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng từ nhiều kênh khác nhau, bao gồm cả trực tuyến và tại cửa hàng.
– Quản lý số lượng hàng tồn kho theo từng mã hàng và thống kê sự dịch chuyển của chúng từ việc nhập kho đến việc lên đơn và bàn giao cho các đơn vị vận chuyển.
– Thống kê xem mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào bán chậm, từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
– Báo cáo hàng tồn kho về số lượng và vị trí theo thời gian thực.
Với các phần mềm nâng cao, bạn có thể giảm các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại, đồng thời xử lý các đơn đặt hàng nhanh hơn với ít lỗi hơn. Một hệ thống tự động sẽ mang lại lợi ích cho bạn với thời gian chu kỳ đặt hàng thấp hơn.
Nguồn: Magestore
Đọc thêm: Chiến lược bán lẻ đa kênh năm 2023
