Cũng giống như doanh nghiệp Thương mại điện tử thì khách hàng cũng hi vọng rằng đơn hàng của mình được đáp ứng một cách hiệu quả và giao hàng đúng thời gian. Khi bạn gặp phải tình trạng thiếu hàng, bạn không thể đáp ứng các đơn đặt hàng, điều này có hại cho doanh nghiệp. Như vậy, bạn sẽ phải trả tiền cho các đơn đặt hàng bị hủy và thậm chí có nguy cơ mất khách hàng vào tay đối thủ.
Để tránh chi phí thiếu hụt tồn kho cao, bạn phải đảm bảo rằng bạn đang bổ sung hàng tồn kho đúng thời gian và dự trữ các SKU bán chạy nhất của mình một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cuối cùng lại dự trữ quá nhiều hàng tồn kho nhằm tránh tình trạng hết hàng cũng chỉ bởi họ thất bại trong việc lên kế hoạch bổ sung đơn hàng một cách có chiến lược. Điều này có thể cực kì tốn kém và không được phép lơ là bỏ qua.
Dựa trên bài viết từ Shipbob, chúng ta sẽ tìm hiểu tồn kho quá mức là gì, nguyên nhân gây ra nó, nó ảnh hưởng tới doanh nghiệp như thế nào và cách để bạn ngăn chặn nó.
I.Tồn kho quá mức (overstocking) là gì?
Tồn kho quá mức (overstocking) là khi bạn đặt hàng nhiều hơn số lượng hàng tồn kho mà bạn có thể bán. Dẫn đến bạn có hàng dư thừa nằm trong kho của mình và không có triển vọng bán được sớm. Nó không chỉ làm tăng chi phí lưu kho mà còn có thể khiến bạn có hàng tồn kho hết hạn hoặc quá cũ, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của bạn.
II.Tồn kho quá mức so với thiếu hàng (overstocking vs. understocking)
Trong trường hợp tồn kho quá mức, bạn mua quá nhiều hàng và dẫn đến hậu quả dư thừa hàng hóa mà không thể bán được. Trong khi đó, tình trạng thiếu hàng là bạn mua quá ít dẫn đến hết hàng. Cả hai tình huống này đều dẫn đến tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Ví dụ, khi bạn thiếu hàng, bạn không có hàng tồn kho bạn cần để hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Điều đó có nghĩa là khách hàng của bạn sẽ hủy những đơn đặt hàng và thậm chí có thể mua hàng của đối thủ cạnh tranh của bạn. Hơn nữa, bạn có nguy cơ bị coi là không đáng tin, gây ra thiệt hại về danh tiếng, khó có thể khôi phục.
III.Nhược điểm của việc có quá nhiều hàng tồn kho
Việc hàng tồn kho quá mức gây thiệt hại hàng tỉ đô la về doanh thu cho các nhà bán lẻ hàng năm. Trên thực tế, một nghiên cứu từ Tyco Retail Solutions cho thấy các nhà bán lẻ trên toàn thế giới mất 362,1 tỷ USD mỗi năm. Vậy chính xác thì việc có quá nhiều hàng sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào? Chúng ta hãy xem xét những nhược điểm lớn nhất của việc tồn kho quá mức.
1. Tăng chi phí lưu kho
Chi phí để lưu trữ hàng dư thừa là một trong những nhược điểm nổi bật nhất của tồn kho quá mức. Chi phí lưu kho không hề rẻ, và chúng không chỉ bao gồm chi phí thuê nhà kho hoặc không gian lưu trữ mà còn là chi phí nhân công để quản lý hoạt động lưu kho của bạn. McKinsey báo cáo rằng các công ty đang chi khoảng 300 tỷ đô la mỗi năm cho riêng hoạt động kho bãi.
Ngoài ra, hàng tồn kho dư thừa của bạn cũng khiến bạn tốn diện tích. Bạn không chỉ chi tiền để dự trữ hàng tồn kho dư thừa mà bạn còn mất tiền vì chúng chiếm không gian lưu trữ quý giá có thể được sử dụng để lưu trữ các sản phẩm bán chạy.
2. Vốn lưu động ít hơn
Khi bạn dành tiền để mua hàng, bạn sẽ không thu hồi được khoản đầu tư đó trừ khi bạn bán được sản phẩm. Điều đó có nghĩa là tiền của bạn sẽ bị dồn vào hàng tồn kho dư thừa khi bạn dự trữ quá nhiều. Do đó, bạn có ít vốn lưu động hơn để tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình, điều này có thể gây khó khăn và trở thành vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp của bạn.
Đối với những người mới bắt đầu, bạn sẽ không có đủ tiền cần thiết để bổ sung hàng tồn kho đang bán chạy, dẫn đến doanh số bán hàng bị sụt giảm. Hơn nữa, bạn sẽ không thể giới thiệu các sản phẩm mới cái mà có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình, dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội. Điều này đặc biệt có hại cho các doanh nghiệp nhỏ, có biên lợi nhuận thấp và có nhiều khả năng mắc nợ, khiến họ khó thu hồi.
3. Mất sản phẩm
Nhiều sản phẩm đến ngày hết hạn, có nghĩa là không thể bán chúng trong một thời gian dài sẽ dẫn đến mất hàng tồn kho và cuối cùng là mất tiền. Khi bạn dự trữ quá nhiều, có một rủi ro đáng kể là bạn sẽ kết thúc với hàng không tiêu thụ được. Điều này đặc biệt đúng với hàng hóa dễ hư hỏng và hàng hóa nhạy cảm với thời gian, cái mà có nguy cơ cao hơn với việc hết hạn hoặc lỗi thời.
IV. Bao nhiêu hàng tồn kho là quá nhiều?
Có một câu hỏi lớn: Khi nào bạn bị tồn kho quá mức? Bao nhiêu hàng tồn kho là quá nhiều? Có nhiều câu trả lời khác nhau cho mỗi doanh nghiệp. Không có một con số nào có thể áp dụng trong mọi trường hợp đối với lượng hàng tồn kho, ngay cả trong cùng một công ty. Những mã hàng hóa nhất định có thể bán chạy và chính vì thế sẽ cần nhiều hàng hóa có sẵn để bán. Trong khi đó, các SKU khác có thể bán chậm và nhanh chóng bị tồn hàng tích tụ theo thời gian, dẫn đến tình trạng quá tải.
Vì vậy, cách tốt nhất để xác định xem bạn có bị tồn kho quá mức hay không là xem xét tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho của bạn ở cấp SKU. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho thấp là một dấu hiệu cho thấy bạn đang tồn kho quá mức. Điều này thường đòi hỏi sự hợp lý hóa SKU để bạn có thể nhanh chóng ngừng cung cấp các mặt hàng không bán chạy.
Tìm hiểu thêm về vòng quay hàng tồn kho tại đây: Tầm quan trọng của vòng quay hàng tồn kho
V. 5 lí do khiến các doanh nghiệp tồn kho quá mức
Vì tồn kho quá mức là một vấn đề nghiệm trọng với doanh nghiệp, điều quan trọng là tìm ra nguồn gốc của vấn đề và giải quyết nguyên nhân vì sao các doanh nghiệp bị tồn kho quá mức.
1. Nỗi sợ hết hàng (out of stock)
Lí do lớn nhất khiến doanh nghiệp tồn kho quá mức là vì họ không muốn trải nghiệm hết hàng. Xem xét chi phí thiếu hụt tồn kho cao, nhiều doanh nghiệp phản ứng quá mức và hậu quả là tồn kho quá mức. Đây là một phản ứng hoàn toàn hợp lý vì theo nghiên cứu của Tyco Retail Solutions đã nêu trước đó, việc thiếu hàng hóa đang tiêu tốn của các nhà bán lẻ toàn cầu 456,3 tỷ đô la mỗi năm.
Giải pháp
Mặc dù thiếu hàng có thể có hại và tốn kém nhưng họ không cần thiết phải tồn kho quá mức. Doanh nghiệp cần bổ sung hàng tồn kho kịp thời bằng cách thiết lập thông báo đặt hàng lại, điều này sẽ cho phép họ đặt hàng lại hàng tồn kho trước khi hết hàng. Ngoài ra, họ cũng có thể giữ một số hàng dự trữ an toàn để xử lý trong trường hợp nhu cầu tăng đột biến hoặc sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng. Bạn có thể sử dụng công thức dự trữ an toàn để tính toán chính xác lượng dự trữ an toàn mà bạn cần cho doanh nghiệp của mình.
2. Quản lý hàng tồn kho không phù hợp
Quản lý hàng tồn kho phù hợp giúp đảm bảo rằng các công ty luôn duy trì đủ lượng hàng tồn kho trong khi cân bằng giữa chi phí dự trữ trong kho và chi phí mua hàng. Tuy nhiên, những lỗi sai do nhân sự bắt nguồn từ việc thiếu khả năng quan sát hoặc chưa đủ năng lực có thể dẫn đến tình trạng dư thừa hàng tồn kho. Nếu bạn không có cái nhìn đầy đủ về chi phí hàng tồn kho thì bạn sẽ nhập những hàng tồn kho mới mà không tính đúng giá vốn hàng bán và tỷ suất lợi nhuận của mình.
Giải pháp
Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho, nó cung cấp cho bạn khả năng hiển thị đầy đủ về mức tồn kho và hiệu suất của mình. Điều này sẽ giúp cho bạn theo dõi các chi phí khác nhau liên quan đến việc mua sắm và lưu trữ hàng tồn kho, giúp bạn dễ dàng quản lý kho và hàng tồn kho phù hợp.
3. Nhu cầu theo mùa
Khi khối lượng bán hàng thay đổi theo nhu cầu theo mùa, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch mua sắm chính xác và có thể dẫn đến việc mua quá nhiều hàng tồn kho. Điều này càng trở nên trầm trọng hơn khi bạn không định giá được sản phẩm của mình một cách chiến lược hoặc quảng bá thương hiệu một cách hợp lý để tận dụng thời điểm mua hàng theo mùa.
Giải pháp
Các công ty cần biết chính xác tính thời vụ ảnh hưởng đến nhu cầu đối với hoạt động kinh doanh của họ như thế nào. Điều này sẽ cho phép họ có chiến lược với việc lập kế hoạch phân loại của mình, sẽ giúp họ dễ dàng lập kế hoạch mua sắm chính xác hơn để tránh tồn kho quá mức.
4. Thiếu dự báo nhu cầu
Khi các doanh nghiệp không có cái nhìn sâu sắc về nhu cầu trong tương lai, điều đó ngăn cản họ lập kế hoạch thu mua hàng tồn kho của mình một cách chính xác. Họ có thể không biết khi nào doanh số bán hàng cho một SKU cụ thể đang chậm lại, điều mà có thể đảm bảo sự giảm bớt trong khối lượng hàng hóa đặt lại. Vì vậy, cuối cùng họ có thể đặt hàng nhiều hơn lượng hàng tồn kho mà khách hàng của họ cần.
Giải pháp
Đầu tư vào các công cụ dự báo nhu cầu thích hợp là rất quan trọng vì nó cho phép các doanh nghiệp có được ý tưởng chính xác về lượng hàng tồn kho mà họ có thể dự kiến bán trong tương lai. Như vậy, họ sẽ có thể biết liệu nhu cầu có giảm xuống hay không để giảm số lượng hàng hóa đặt lại. Ngoài ra, nó thậm chí còn giúp họ tránh tình trạng hết hàng cũng như dự đoán được sự tăng lên về nhu cầu trong tương lai, điều đó đòi hỏi về việc tăng số lượng hàng hóa đặt mua lại.
5. Bù đắp quá mức cho các vấn đề về chuỗi cung ứng
Cuối cùng, các doanh nghiệp đã phải đối phó với tình trạng hết hàng do các vấn đề chuỗi cung ứng gần đây như sự cố kênh đào Panama, chiến tranh ở Ukraine, đại dịch COVID-19 và việc hàng loạt người từ chức. Do đó, họ đã cố gắng thay đổi chiến thuật đặt hàng của mình bằng cách bù đắp quá mức và dự trữ quá nhiều hàng tồn kho để tránh bị gián đoạn.
Giải pháp
Thay vào đó, các doanh nghiệp nên hướng tới việc xây dựng khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng để họ có thể nhanh chóng phục hồi ngay cả trong trường hợp chuỗi cung ứng bị gián đoạn bất ngờ. Điều này có thể liên quan đến việc làm việc với nhiều nhà cung cấp, tận dụng nhiều nhà cung cấp dịch vụ, phân phối hàng tồn kho của bạn trên nhiều địa điểm và dựa vào các chuyên gia hậu cần.
VI. Cách tránh tồn kho quá mức với Omisell
Omisell là hệ thống giúp bạn quản lý tồn kho đa kênh, đa kho trong cùng một nền tảng.
Omisell có báo cáo sản phẩm bán chạy. Bảng thống kê đơn hàng theo từng sản phẩm và doanh thu tương ứng theo số đơn hàng đã phát sinh theo mốc thời gian bạn chọn. Dựa vào bảng bạn có thể biết được trong thời gian được báo cáo, sản phẩm nào bán chạy và sản phẩm nào ít được bán ra hơn để có điều chỉnh kế hoạch đặt hàng lại phù hợp.
Omisell có bảng báo cáo kho hàng bán chạy. Bảng thống kê các đơn hàng phát sinh trong thời gian được chọn và doanh thu tương ứng của từng kho hàng của bạn. Việc này có thể giúp bạn nắm được kho hàng bán chạy trong thời gian được báo cáo, để phẩn bổ hàng tồn kho một cách hợp lý cho từng kho.
Ngoài ra, Omisell có báo cáo: Dự báo nhập hàng, phân tích tồn kho (ABC)…
Tìm hiểu thêm về Omisell: Omisell
