Dự báo nhập hàng là gì? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, Omisell lấy ví dụ từ 1 case study của chủ thương hiệu khăn tắm nổi tiếng Tammy’s Terrific Towels – Tammy chia sẻ trên ShipBob. Tammy đã đạt được số đơn đặt hàng khổng lồ trong ngày mega sale Black Friday, tuy nhiên niềm vui có vẻ không được trọn vẹn khi thương hiệu này bị khách hàng đồng loạt đánh giá không tốt vì “HẾT HÀNG”.
Tại sao Tammy lại không chuẩn bị đủ hàng để đáp ứng được lượng đơn hàng trong ngày sale lớn nhất trong năm?
Nguyên nhân là vì không có bất kỳ dự báo tồn kho nào cả dẫn đến việc không kịp chuẩn bị đủ sản phẩm phục vụ khách mua hàng. Câu chuyện hết hàng, không kịp bổ sung xảy ra với đa số các cửa hàng kinh doanh online nhưng hậu quả khiến hàng loạt khách hàng “quay lưng” như câu chuyển của Tammy thì lại là một vấn đề về uy tín của cả một thương hiệu.
Do đó, dự báo nhập hàng/ dự báo số lượng hàng tồn kho không tốt sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến mức độ hài lòng của khách hàng, dẫn đến giảm lợi nhuận và cả danh tiếng. Qua bài viết này, Omisell sẽ chia sẻ về lợi ích và các phương pháp tốt nhất để dự báo nhập hàng trong kinh doanh.
>>> Xem thêm: Cách sử dụng Omisell để quản lý tồn kho đa kênh hiệu quả
Dự báo nhập hàng là gì?
Dự báo nhập hàng hay còn gọi là dự báo hàng tồn kho là quá trình tính toán lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng trong tương lai dựa trên số lượng sản phẩm bạn dự đoán bạn sẽ bán trong một khoảng thời gian cụ thể. Những ước tính này dựa trên lịch sử bán hàng của shop, các chương trình khuyến mại đã lên kế hoạch để số lượng hàng cần chuẩn bị chính xác nhất có thể.
Top 4 lợi ích của việc dự báo nhập hàng
Sau khi đã nhận thấy được hậu quả của việc thiếu dự báo nhập hàng thì dưới đây là những lợi ích khi sử dụng công cụ dự báo tồn kho:
1, Không cần lưu trữ số lượng lớn tồn kho
Thử tưởng tượng nếu bạn không có công cụ dự báo nhập hàng, thay vào đó là lưu trữ một số lượng lớn hàng tồn kho tập trung tại một kho hàng thì sẽ chỉ làm bạn với bụi và không biết bao giờ mới có thể bán hết chỗ hàng đó với những rủi ro như hết hạn sử dụng, hàng bị hư hỏng,…
Bằng việc dự báo nhập hàng, bạn chỉ cần nhập số lượng hàng tồn kho vừa đủ trong một khoảng thời gian đã dự đoán dựa theo các số liệu bán hàng trước đó. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ, xoay vòng vốn nhanh chóng và không bao giờ đối mặt với việc hết hàng.
>>> Xem thêm: 4 rủi ro thường gặp khi giao hàng hỏa tốc (giao hàng tức thì) và cách khắc phục
2, Tăng số lượng đơn hàng với ÍT HƠN các sản phẩm hết hàng
Nếu bạn có đủ tồn kho trong tay thì bạn không phải lo lắng về việc hết hàng hoặc các đơn mãi trong trạng thái “chờ lấy hàng”. Nhà bán hàng có thể thực hiện các đơn hàng trong thời gian như đã cam kết và luôn “sẵn sàng giao” ngay khi có đơn.
Ngoài ra, khách hàng có những trải nghiệm tích cực là khi họ tìm thấy những gì mà mình đang tìm kiếm trực tuyến và không gặp phải thông báo “hết hàng” chỉ để rời khỏi gian hàng và mua sắm ở cửa hàng khác. Đối với mỗi khách hàng, bạn để mất với nguyên nhân không đáp ứng được thứ họ cần đúng lúc thì bạn công việc kinh doanh của bạn cũng đang gặp cảnh báo!
3, Tiết kiệm chi phí nhân công
Dự báo hàng tồn kho chính xác giúp tiết kiệm chi phí nhân công và phí lưu kho vì bạn có được cảnh báo sớm để chuẩn bị tốt hơn, xử lý những thay đổi theo nhu cầu khách hàng và có thể giảm bớt một số công việc thủ công.
Các công cụ dự báo nhập hàng giúp tự động hóa việc sắp xếp lại, dự đoán nhu cầu lao động và tính đến những thay đổi trong khối lượng đặt hàng, giúp bạn dễ dàng hiểu những gì sắp đến và giảm chi phí lưu kho. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho quản lý kho và toàn bộ nhân viên.
>>> Xem thêm: Cách đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng TMĐT
4, Chu kỳ sản xuất hiệu quả hơn
Dự báo hàng tồn kho giúp bạn quản lý sản phẩm tốt hơn trên toàn bộ chuỗi cung ứng bán lẻ. Khi bạn biết thời gian giao hàng của nhà sản xuất, tiến trình nhận hàng tại kho và lượng hàng dự trữ chính xác cho từng sản phẩm mà bạn cần để thực hiện đơn đặt hàng mới, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với nhà cung cấp của mình và hiểu rõ hơn về chu kỳ sản xuất.
Bằng cách này, bạn không cần phải ước lượng, phỏng đoán hay chỉ đặt thêm hàng tồn kho khi có vẻ như sắp hết hàng. Bạn có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có khoá học và loại bỏ nhu cầu đẩy nhanh tiến độ sản xuất và giao hàng.
>>> Xem thêm: Các chiến lược định giá sản phẩm
Những điều bạn cần biết để dự báo nhập hàng
Có nhiều yếu tố kết hợp với nhau để dự đoán nhu cầu trong cả ngắn hạn và dài hạn. Tìm hiểu về cách dự báo nhập hàng với việc làm quen các thuật ngữ và khái niệm bên dưới.
Thời gian dự báo
Khoảng thời gian dự báo là khoảng thời gian được sử dụng để xác định số lượng hàng nhập chính xác mà bạn cần đặt hàng. Việc chọn khoảng thời gian phù hợp sẽ phụ thuộc vào chu kỳ sản xuất sản phẩm và tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho của bạn, hoặc tốc độ bạn bán các sản phẩm của mình.
Ví dụ: nếu bạn bán hết hàng tồn kho của mình một cách nhanh chóng, bạn sẽ mua lại hàng tồn kho mới thường xuyên hơn.
Xu hướng
Xu hướng là sự thay đổi của nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: một doanh nghiệp bán các phụ kiện phục vụ cho nhu cầu trượt tuyết nhận thấy xu hướng chính theo mùa của các mặt hàng được bán trong những tháng mùa đông. Bằng cách sử dụng thông tin này, họ biết rằng số lượng đặt hàng sẽ tăng lên dẫn đến mùa đông và chậm lại vào mùa xuân.
>>> Xem thêm: Những lưu ý cho doanh nghiệp khi tham gia chương trình 11.11 cùng các sàn TMĐT
Dưới đây là một ví dụ về một thương hiệu có tính thời vụ cao, có nhu cầu đáng kinh ngạc trong suốt một khoảng thời gian trong năm và hầu như không có đơn đặt hàng nào trong những tháng còn lại trong năm. Dự báo hàng tồn kho của họ sẽ rất khác so với một thương hiệu có nhu cầu nhất quán hoặc tăng trưởng dần dần.
Nếu đi sâu vào phân tích, bạn có thể hiểu chi tiết hơn và nghiên cứu các xu hướng trong suốt thời gian sử dụng của khách hàng hoặc trên từng SKU khác nhau:dự
- Khách hàng có mua cùng một mặt hàng của bạn nhiều hơn một lần không?
- Khách hàng có mua nhiều mặt hàng từ bạn mỗi khi họ đặt hàng không?
- Những sản phẩm nào thường xuyên được mua cùng nhau?
Khi bạn có khách hàng mới, bạn có thể dự đoán bất kỳ lần mua hàng lặp lại bằng cách sử dụng thông tin này. Theo dõi những sản phẩm nào được mua cùng nhau có thể giúp bạn hiểu hành vi của khách hàng và thậm chí giúp bạn quyết định cách nhóm các sản phẩm của mình cho các ưu đãi hoặc khuyến mại mới. Bên cạnh đó, bạn có thể hiểu cách một SKU ảnh hưởng hoặc thúc đẩy nhu cầu đối với một hoặc nhiều SKU khác, từ đó tạo ra combo, ưu đãi tặng kèm, deal shock,…
>>> Xem thêm: [Case Study] OmiSocial x Thegioiskinfood bùng nổ doanh thu dịp sale lớn nhất năm 11.11
Ví dụ: nếu bạn bán dao cạo và hộp đựng riêng cho lưỡi dao, thì tỷ lệ giữa lưỡi dao và dao cạo được bán là bao nhiêu? Số tiền đó có tiếp tục tăng theo thời gian và duy trì giá trị lâu dài của khách hàng không? Bất kỳ loại doanh thu định kỳ nào đều có thể giúp việc dự báo nhập hàng của bạn hiệu quả.
Mức tồn kho tối đa
Đây là mức tồn kho lý tưởng cho một SKU nhất định. Nếu bạn có ngân sách lớn và một không gian lưu trữ hàng tồn kho không giới hạn thì mức tồn kho có thể là một con số cao hơn. Nó chỉ không được vượt quá không gian được phân bổ cho SKU cụ thể đó.
Đặt hàng lại tại điểm nhất định
Hàng hoá của bạn gần cạn kiệt khi bạn hoàn tất các đơn đặt hàng, vì vậy bạn sẽ cần bổ sung khi nó giảm xuống một số lượng nhất định. Số lượng mà bạn tạo đơn đặt hàng mới là điểm đặt hàng lại. Công thức tính điểm đặt hàng không chỉ là một cảnh báo sắp hết hàng mà còn là một cấp chiến lược và chủ động có tính đến một số yếu tố.
Để tính điểm đặt hàng lại cho sản phẩm của bạn, hãy cộng số ngày sau:
- Thời gian của nhà sản xuất để gửi hàng hoá cho bạn (là số ngày cần để nhận được sản phẩm mới tại kho của bạn kể từ khi đặt hàng)
- Thời gian quay vòng nhận hàng của công ty cung cấp dịch vụ bán lẻ hoặc kho hàng của bạn (nếu có)
- Số ngày dự trữ an toàn của bạn trong trường hợp nhu cầu của khách hàng tăng đột biến hoặc do nhà sản xuất trì hoãn việc giao hàng
Tiếp theo, nhân con số bạn đạt được ở trên với nhu cầu hàng tồn kho trung bình mỗi ngày. Con số này là điểm đặt hàng tiếp của bạn!
Khi lượng hàng tồn kho của SKU giảm xuống đến điểm đặt hàng lại được xác định trước, bạn sẽ cần đưa ra cảnh báo để người lập kế hoạch mua hàng của bạn biết và có thể tạo đơn đặt hàng (sử dụng công thức sắp xếp lại số lượng).
>>> Xem thêm: Những điều cần lưu ý khi bán hàng đa kho
Các phương pháp tốt nhất để dự báo nhập hàng
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho phép dự báo nhập hàng chính xác. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản có thể giúp doanh nghiệp của bạn áp dụng đúng quy trình dự báo hàng tồn kho.
Tham gia vào hoạt động của các nhóm khác
Dự báo nhập hàng không thể được thực hiện với một cá nhân. Ai phụ trách về mảng này đều phải liên quan đến tất cả các bên khác bao gồm hoạt động tài chính, tiếp thị, phát triển sản phẩm, v.v. Mỗi nhóm có một quan điểm riêng và thông tin đầu vào cần thiết để tạo ra dự báo chính xác nhất có thể.
Ghi chú để lập kế hoạch trong tương lai
Theo dõi số lượng đơn đặt hàng không phải lúc nào cũng đủ. Đôi khi bạn cần viết chú thích để thêm ngữ cảnh hoặc không quên lý do thay đổi nhu cầu.
Liệt kê ra tất cả các đợt giảm giá, chiến dịch ưu đãi, flashsale sắp tới, các ngày lễ (bao gồm cả những ngày ảnh hưởng đến nhà sản xuất của bạn như Tết Nguyên Đán) và các sự kiện khác có thể khiến doanh số bán hàng hoặc chu kỳ sản xuất của bạn chậm lại hoặc tăng nhanh. Bằng cách này, bạn có thể nhìn lại các ghi chú của mình từ (các) năm trước để lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
Điều quan trọng cần lưu ý là nếu dự báo nhu cầu không chính xác là do điều gì đó không thể đoán trước được (ví dụ: doanh nghiệp của vô tình được có trong bài đăng trên mạng xã hội của KOL, v.v.), thì bạn không nhất thiết phải dự đoán chính xác như vậy tăng đột biến vào dự báo của bạn.
Tuy nhiên, nếu những người mua sắm vào phút chót trong Ngày Valentine đã mang lại nhiều doanh thu cho doanh nghiệp của bạn, thì bạn có thể sử dụng thông tin đó để mong đợi một hoạt động tương tự vào tháng 2 năm sau.
>>> Xem thêm: So sánh giữa chương trình Flash Sale qua sàn TMĐT và trên website
Sử dụng dữ liệu của bạn
Trước khi có thể xác định thời điểm đặt hàng lại, bạn cần hiểu tồn kho của mình đã được thay đổi như thế nào trong lịch sử. Dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho trong quá khứ của bạn sẽ giúp cho những quyết định trong tương lai và giúp bạn chủ động hơn trong việc ứng phó. Bằng cách này, quy trình dự báo nhập hàng của bạn có thể được lặp lại và sử dụng khoảng thời gian dự báo nhất quán.
Xem lượng hàng tồn kho theo thời gian thực
Để dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai, bạn cần dữ liệu chính xác, kịp thời. Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực cho phép bạn theo dõi lượng hàng tồn kho thực tế tại bất kỳ thời điểm nào và xem ước tính của mình là chính xác hay sai lệch đáng kể. Nếu chúng không chính xác, hãy kiểm tra nguyên nhân vì sao.
Chọn phần mềm phù hợp
Bổ sung hàng tồn kho vào đúng thời điểm và đúng số lượng có thể giúp bạn cảm thấy như đang giải một câu đố luôn thay đổi đáp án. Bước một là tập trung tất cả dữ liệu của bạn trên các kênh bán hàng.
Đảm bảo phần mềm bạn sử dụng có tất cả các chức năng phù hợp với quy mô, danh mục sản phẩm và mức độ phức tạp của doanh nghiệp bạn. Tùy thuộc vào nhu cầu riêng của doanh nghiệp, nó có thể là một công cụ dự báo nhập hàng độc lập hoặc một giải pháp quản lý kinh doanh có đầy đủ các công cụ như Omisell có bao gồm tính năng dự báo nhập hàng, cho phép bạn biết được khi nào cần phải bổ sung hàng hoá cho kho.
Các công cụ và phương pháp để dự báo nhập hàng
Dự báo nhập hàng có thể ngày càng trở nên khó khăn hơn khi doanh nghiệp của bạn phát triển nhanh và bạn bán được nhiều sản phẩm hơn. Dưới đây là một số công cụ, mô hình và phương pháp dự báo hàng tồn kho để giúp lập kế hoạch nhu cầu chính xác.
1, Dự báo định lượng
Mô hình dự báo hàng tồn kho này sử dụng dữ liệu lịch sử bán hàng để dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai. Doanh nghiệp hoặc sản phẩm tồn tại càng lâu thì bộ dữ liệu và phân tích sẽ càng tốt. Bạn cần ít nhất một năm bán hàng để xem bất kỳ xu hướng theo mùa nào, nhưng dữ liệu trong vài năm thậm chí còn có ý nghĩa hơn vì nó sẽ giúp xác định tính nhất quán và các mô hình bán hàng theo từng năm.
2. Dự báo định tính
Mô hình này sử dụng ít dữ liệu hơn từ lịch sử đặt hàng của khách hàng và thay vào đó dựa vào các yếu tố bên ngoài như thông tin thị trường, địa lý, nhu cầu kinh tế và các thay đổi ở cấp độ vĩ mô khác. Dự báo định tính sử dụng đánh giá của chuyên gia và không phải là nhiệm vụ mà ai cũng có thể thực hiện.
3, 3PL
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bạn cần số lượng sản phẩm lớn hơn để đáp ứng nhu cầu, việc lập kế hoạch nhập hàng trở nên khó khăn hơn và cũng quan trọng hơn. Nhiều doanh nghiệp thương mại điện tử thuê ngoài việc thực hiện cho nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL), vì vậy họ không phải xây dựng cơ sở hạ tầng, dành nguồn lực và thuê lực lượng lao động để tự quản lý hàng tồn kho và hậu cần.
Không phải tất cả các 3PL đều có phần mềm tích hợp để quản lý đơn hàng, kiểm kê và kho hàng, nhưng Omisell với sự hỗ trợ kho vận của Boxme, cung cấp tất cả những điều này để giúp các thương hiệu dự báo nhập hàng đúng cách.
Điều quan trọng cần lưu ý là việc trao đổi chính là chìa khóa quan trọng – nếu bạn đang mong đợi nhu cầu tăng trưởng đột biến. Nếu doanh nghiệp đang trong một đợt giảm giá khủng trên các sàn thương mại điện tử, điều này có thể làm cạn kiệt hàng tồn kho nhanh chóng, hãy cho họ biết trước để họ cũng có thể lập kế hoạch cho việc nhập hàng và xử lý các đơn hàng.
4, Phần mềm quản lý hàng tồn kho
Nếu bạn tự quản lý việc thực hiện đơn hàng hoặc 3PL của bạn không cung cấp phần mềm phù hợp, thì có các giải pháp quản lý tồn kho/bán hàng cũng bao gồm các công cụ dự báo. Điều này cho phép bạn theo dõi tồn kho bạn có trong tay và số lượng bán được mỗi ngày, theo dõi báo cáo để xem SKU nào đang được bán tốt nhất và duy trì cách vận hành của doanh nghiệp hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh (nếu cần thiết).
5, Các công cụ dự báo hàng tồn kho
Bên cạnh 3PL và hệ thống quản lý hàng tồn kho, có các công cụ được thiết kế đặc biệt để dự báo nhập hàng với các chỉ số phân phối, trực quan hóa dữ liệu, phân tích nâng cao và báo cáo hàng tồn kho về doanh số bán hàng và số liệu tồn kho. Điều này giúp bạn kết nối các hoạt động gốc rễ của việc mua hàng và sản xuất với các hoạt động cấp dưới như bán hàng và phân phối sản phẩm.
Kết luận
Khi nói đến dự báo nhập hàng, thì chắc chắn không phải con số chỉ dựa trên ước lượng. Ngay cả khi bạn có các công cụ tốt nhất để ước tính nhu cầu, thì vào cuối ngày, nó vẫn chỉ là một ước tính. Tuy nhiên khi bạn liên tục xem xét vòng quay số lượng hàng tồn kho, sản phẩm tồn và các xu hướng khác trong đơn đặt hàng của khách hàng, bạn sẽ lập kế hoạch chính xác hơn cho cả ngắn hạn và dài hạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể giúp bạn quản lý tồn kho, sản phẩm, đơn hàng và dự báo nhu cầu nhập hàng, hãy tham khảo Omisell. Với hàng trăm khách hàng là những doanh nghiệp, thương hiệu lớn tin dùng, Omisell tích hợp các công nghệ, dịch vụ hậu cần và kho thương mại điện tử Boxme, bạn có thể dễ dàng kết nối tất cả các điểm bán hàng trực tuyến và offline để có trải nghiệm thực hiện các hoạt động thương mại điện tử một cách liền mạch, phát triển doanh thu là điều dễ dàng trong tương lai.
Tham khảo: Shipbob