Dùng file Excel quản lý kho và công nợ là cách quản lý về số lượng hàng hóa xuất, nhập, tồn trong kho hàng của doanh nghiệp thông qua bảng biểu số liệu trên các ô, cột, hàng của phần mềm Excel giúp người quản lý khi nhìn vào có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho, tra cứu công nợ, tình hình thu chi,…
Ưu điểm của việc dùng file Excel quản lý kho và công nợ
- Dễ dàng sử dụng để nhập dữ liệu Excel quen thuộc với mọi nhân viên văn phòng. Do đó việc sử dụng excel không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và không đòi hỏi người sử dụng là người có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó mô hình của excel cũng thuận tiện cho việc tạo danh sách, hỗ trợ tốt trong việc thống kê và tính toán dữ liệu.
- Hỗ trợ tốt các hàm tính toán giúp tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu. Trong Excel có thể sử dụng các phép tính toán giúp việc nhập dữ liệu kho và công nợ được đơn giản hơn.
- Có tính năng bộ lọc giúp tách, sắp xếp và xem chọn lọc dữ liệu.
- Có các hàm tham chiếu để tìm và điền dữ liệu giúp việc sao chép các dữ liệu ở các bảng khác nhau được chính xác hơn, tránh nhầm lẫn.
- Phù hợp với nhu cầu bán hàng nhỏ lẻ đơn giản.
- Có thể bảo mật bằng cách đặt mật khẩu cho file.
Nhược điểm của việc dùng file Excel quản lý kho và công nợ
- Nhược điểm đầu tiên của Excel là chỉ xử lý dữ liệu offline được. Không thể cập nhật thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi và không thể quản lý qua internet được
- Các hàm sử dụng trên Excel khá phức tạp và nếu muốn sử dụng thành thạo Excel cho việc báo cáo và phân tích thì cần người sử dụng có chuyên môn cao.
- Dữ liệu phải nhập thủ công, mất thời gian
- Không thể kết nối với các thiết bị hỗ trợ quản lý kho như máy kiểm kho hàng, máy quét mã vạch,..
- Không xử lý tốt khi có nhiều dữ liệu, rất dễ nhầm lẫn khi tra cứu chỉ phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ
- Khó quản lý khi có nhiều kho hàng hoặc cần đối soát công nợ với nhiều đơn vị.
Với các nhược điểm trên trong thời kỳ bùng nổ bán hàng online và bán hàng đa kênh như hiện nay thì việc dùng file Excel quản lý kho và công nợ đã lỗi thời và không còn đáp ứng đủ các nhu cầu cần thiết nữa.
Vậy có giải pháp nào thay thế cho việc quản lý kho và công nợ bằng Excel không?
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có thể giải quyết vấn đề quản lý kho và công nợ cho người bán. Tùy thuộc và quy mô và ngành nghề kinh doanh sẽ có những phần mềm quản lý bán hàng có tính năng phù hợp.
Với mô hình bán hàng đa kênh, đặc biệt là bán hàng trên các kênh TMĐT như sàn Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,… thì hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell có thể hỗ trợ tốt các tác vụ quản lý kho đa điểm, đối soát công nợ với các đơn vị vận chuyển và với các nhà cung cấp. Với các tính năng quản lý kho nâng cao như quản lý tồn kho đệm và tồn kho bổ sung, Omisell giúp nhà bán hàng có sự chuẩn bị tốt nhất cho việc tham gia các chiến dịch bán hàng lớn Mega Sale, Flash Sale trên các sàn đồng thời có tính năng đồng bộ và xử lý đơn hàng nhanh chóng giúp shop có thể tối ưu hơn công việc bán hàng của mình.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách quản lý kho với Omisell tại bài viết Cách Sử Dụng Omisell Để Quản Lý Tồn Kho Đa Kênh Hiệu Quả