Quản lý tồn kho hàng hóa là việc làm quen thuộc của tất cả những người bán hàng từ xưa đến nay, tuy nhiên việc quản lý kho bãi vẫn là một vấn đề đau đầu đối với các đơn vị kinh doanh. Để quản lý kho một cách hiệu quả, trước tiên bạn cần nắm được các nguyên tắc quản lý kho cơ bản.
Mục đích quản lý kho bãi để giúp bạn nắm được số lượng hàng hóa đang có một cách chính xác, biết được vị trí của các hàng hóa để có thể dễ dàng tìm thấy để bán hàng. Để làm được việc trên bạn cần áp dụng các nguyên tắc cơ bản dưới đây
1. Sắp xếp kho hàng một cách khoa học giúp quản lý kho bãi dễ dàng
Tùy theo tính chất hàng hóa mà hàng hóa sẽ áp dụng các phương pháp quản lý kho khác nhau như FEFO, FIFO, LIFO,… đảm bảo cách sắp xếp hàng hóa có thể lấy hàng theo các phương pháp phía trên một cách dễ dàng
FEFO: Viết tắt của First Expired First Out – nghĩa là hết hạn trước xuất trước. Để áp dụng được phương pháp này doanh nghiệp cần có ghi chép về hạn sử dụng của hàng hóa nhập kho để dễ dàng tìm và xuất kho khi cần.
FIFO: Viết tắt của First In First Out – nghĩa là nhập trước, xuất trước. Với phương pháp quản lý kho này thường được áp dụng với các sản phẩm không cần để ý tới hạn sử dụng nhưng có thời hạn sử dụng tương đối ngắn dễ lỗi thời như hàng thời trang, đồ điện tử,…
LIFO: Viết tắt của Last in First Out – nghĩa là vào sau ra trước. Phương pháp thường áp dụng cho các sản phẩm không có hạn sử dụng. Để áp dụng phương pháp này thì việc sắp xếp kho khá đơn giản, dễ hiểu. Hàng hóa nhập kho trước sẽ được xếp vào phía sau, hàng hóa nhập sau sẽ xếp phía trước để tiện nhập kho.
2. Đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho bãi
Kho bãi phải đạt đủ điều kiện bảo quản sản phẩm để tránh hư hỏng sản phẩm gây thiệt hại tài chính. Ví dụ sản phẩm yêu cầu bảo quản lạnh thì cần có kho lạnh để bảo quản.
3. Ghi chép đầy đủ thông tin hàng hóa trong kho
Việc ghi chép, thống kê hàng hóa trong kho về các thông tin về mã hàng hóa, giá cả, hạn sử dụng,… Tốt nhất là sử dụng các phần mềm quản lý để có thể quản lý các thông tin này được khoa học và dễ dàng tra cứu
4. Tối ưu mức hàng hóa lưu trữ trong kho bãi
Lưu trữ quá nhiều hàng hóa với thời gian dài đối với doanh nghiệp là một sự lãng phí. Việc đó làm tăng chi phí vận hành kho cũng như làm tồn đọng nguồn vốn. Những người quản lý kho bài thường dựa vào lịch sử hàng hóa tồn kho qua các kỳ (thường là theo năm) để xác định nhu cầu thị trường và dựa vào đó để định mức hàng hóa cần tồn trong kho theo từng mùa, hoặc từng thời điểm phù hợp trong năm.
5. Lên quy trình vận hành kho bài bản, tránh làm việc tùy hứng
Việc lên quy trình vận hành là điều nên làm đối với mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Dựa vào đó nhân viên có thể biết cách xử lý với các tình huống phát sinh tránh luống cuống làm chậm quy trình xử lý đơn hàng gây ấn tượng không tốt với khách hàng.
Vì lý do đó, những người quản lý kho bài thường dựa vào lịch sử hàng hóa tồn kho qua các kỳ (thường là theo năm) để xác định nhu cầu thị trường và dựa vào đó để định mức hàng hóa cần tồn trong kho theo từng mùa, hoặc từng thời điểm phù hợp trong năm.
Trên đây là những nguyên tắc trong việc vận hành và quản lý kho bãi đối với doanh nghiệp. Đối với các kho hàng cá nhân tự lưu kho thì ngoài áp dụng các nguyên tắc trên còn có các lưu ý khác để tối ưu. Để biết thêm cách setup tối ưu kho hàng cá nhân hãy xem trong bài viết Cách Set-Up Kho Bán Hàng Tối Ưu Cho Những Người Tự Lưu Kho