Trong chuỗi Logistics, quản lý kho hàng được các doanh nghiệp coi là khâu quan trọng nhất ảnh hưởng đến tiến độ và trải nghiệm trực tiếp của khách hàng đối với thương hiệu. Vì sao lại được coi là một hoạt động quan trọng? Làm thế nào để quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Omisell nhé!
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý kho hàng hóa chuẩn cho người mới kinh doanh online
Quản lý kho hàng là gì? Quản lý kho hàng trong logistics gồm những gì?
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng trong logistics là những công việc tổ chức, sắp xếp và giám sát các công việc lưu kho hàng hoá để chờ xuất. Thông qua hoạt động quản lý kho hàng, bạn có thể cập nhật tình hình kinh doanh, chất lượng cũng như số lượng hàng tồn kho chính xác.
Theo đó, bạn có thể đưa ra kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập kho, đảm bảo sự liên tục, ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa trên thị trường. Việc quản lý kho hàng logistics nếu được thực hiện có khoa học sẽ giúp tăng cường an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất để tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp về lâu dài.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình nhập hàng hoàn và cập nhật tồn kho lên hệ thống Omisell
Các giải pháp quản lý kho hàng logistics
Giải pháp FIFO và LIFO
FIFO (First in – First out): Những hàng hoá nhập kho trước sẽ ưu tiên xuất kho trước. Giải pháp này thường áp dụng đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, hàng tiêu dùng, đồ công nghệ, mỹ phẩm,…
LIFO (Last in – First out): Những hàng hoá nhập kho sau sẽ được đi trước. Giải pháp này áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng để đảm bảo cập nhật thời giá cũng như cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp.
Phân chia theo khu vực
Việc phân chia kho hàng nên được triển khai ngày từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó, hàng lưu kho cần được bố trí theo từng khu vực rõ ràng dựa theo tính chất hàng hóa và tần suất xuất nhập hàng.
Ví dụ, những hàng hóa cố định nên được xếp ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất, nhập thường xuyên nên đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Các loại hàng hóa riêng biệt nên đặt ở từng khu riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của các loại hàng hóa khác.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức quản lý kho hàng bằng việc thiết kế bảng chỉ dẫn cụ thể, lối đi thuận tiện cho việc nhặt hàng, nâng dỡ hàng hóa.
Sắp xếp theo SKU
SKU (Stock Keeping Unit) là đơn vị phân loại hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng hóa cũng như tính chất hàng mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi ký tự (bao gồm cả chữ và số). Khi nhìn vào chuỗi ký tự này, bạn có thể xác định ngay vị trí của hàng hóa. Bên cạnh đó bạn không bị giới hạn về số lượng SKU cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng tới đâu.
Dán nhãn/ Mã vạch
Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn để phân biệt. Bạn có thể ứng dụng mã SKU hoặc kết hợp với hệ thống máy quét mã vạch. Ngay khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này sẽ chứa thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất hàng và quản lý tồn kho về sau.
Kiểm tra, dọn dẹp kho hàng
Doanh nghiệp nên kiểm tra trung bình khoảng 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình kiểm tra càng mất nhiều thời gian và nhân lực. Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, theo từng nhóm hàng. Công việc kiểm tra, rà soát kho định kỳ bao gồm:
- Kiểm đếm số lượng hàng tồn kho, đối chiếu với các sổ sách liên quan
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa
- Kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch giảm giá, xả hàng
- Kiểm tra hàng bán chạy để có phương án
- Các nguy cơ tại kho hàng (dột, ngập, chuột, mối mọt, nguy có cháy nổ,…)
Thông quan việc kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nếu có sai sót.
Xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp
Một quy trình quản lý kho hàng trong logistics chuyên nghiệp bao gồm những bước cơ bản sau:
- Lập sơ đồ kho hàng và phổ biến đến toàn bộ nhân viên
- Kiểm soát hàng hóa xuất nhập
- Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ
- Chuẩn bị hàng/ Nhặt hàng
- Đóng gói, dán nhãn
- Giao hàng cho hãng vận chuyển
Khi nhập, xuất hàng hóa, lưu kho,…cần xây dựng quy trình các bước rõ ràng, giao trách nhiệm cho từng người. Quy trình quản lý hàng hóa cần được xây dựng và thống nhất từ sớm, sau đó phải được thực hiện nghiêm túc, điều chỉnh kịp thời khi có lỗi để đảm bảo tất cả các khâu hoạt động trơn tru, hạn chế tối đa các sai sót.
Quản lý kho hàng trong logistics bằng phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Đối với những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa xuất nhập ít thì bạn có thể sử dụng excel để quản lý hàng hóa. Tuy nhiên đối với các kho hàng lớn, lượng hàng hóa nhiều, mã hàng đa dạng thì bạn không thể dùng excel để quản lý. Giải pháp bắt buộc cho doanh nghiệp là phải sử dụng phần mềm quản lý kho hàng được vận hàng tự động hóa 100%.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các cách xử lý đơn hàng trong thời kỳ giãn cách Covid-19 của các sàn TMĐT Shopee, Lazada, Tiki, Sendo 2021
Omisell giải quyết bài toán quản lý kho hàng trong Logistics như thế nào?
Đối với những doanh nghiệp/ nhà bán hàng sử dụng Omisell để quản lý kinh doanh, hệ thống của chúng tôi có đầy đủ những chức năng cơ bản giúp vận hành và quản lý kho hàng chính xác, tự động 100%.
- Quản lý số lượng hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp
- Quản lý từng SKU sản phẩm chính xác
- Kiểm soát số lượng hàng tồn kho, cảnh báo khi gần hết hàng
- Tích hợp những ứng dụng giúp dự trữ hàng hóa khi cần thiết
- Đồng bộ tồn kho theo thời gian nhận thông tin
- Quản lý tồn kho đa kênh, đa kho trong cùng một nền tảng
- Và các tính năng nghiệp vụ chuyên sâu về quản lý đơn hàng, tài chính, khách hàng,… khác
Có thể bạn quan tâm:
>>> Hướng dẫn quy trình nhập hàng hoàn và cập nhật tồn kho lên hệ thống Omisell
>>> Tips tạo kịch bản chăm sóc khách hàng tự động khi bán hàng đa kênh
>>> Hướng dẫn tạo đơn mua hàng và cập nhật tình trạng mua hàng nhập kho trên Omisell