Hướng dẫn bắt đầu sử dụng đa kho để tối ưu vận hành thương mại điện tử

2. Củng cố lại quy trình quản lý kho hàng

Khi bắt đầu kinh doanh nhiều hơn một kho hàng bạn cần có quy trình cụ thể. Dưới đây là một số bước trong quy trình quản lý kho bạn có thể áp dụng khi bắt đầu quản lý đa kho:

Thay đổi cách quản lý hàng tồn khi có nhiều kho hàng

Khi đã có một hệ thống quản lý kho hàng có thể liên kết các kênh  các kênh bán hàng trực tuyến (trên website, trên các sàn TMĐT,..) và hệ thống điểm bán lẻ (cửa hàng truyền thống, showroom,..) bạn sẽ có thể cập nhật liên tục tồn kho theo sổ sách của mình và dễ dàng tra cứu nó mọi lúc. 

Việc tiếp theo bạn cần làm đó là đảm bảo tồn kho trên sổ sách và tồn kho thực tế của bạn phải khớp nhau. 

Tuy nhiên việc tiến hàng kiểm kê hàng hóa thường xuyên mỗi tuần là công việc tốn khá nhiều thời gian và không mang lại lợi nhuận. Thay vào đó bạn có thể áp dụng cách phân tích ABC và XYZ để kiểm kê hàng hóa từng phần theo chu kỳ để tiết kiệm thời gian.

Hai phương pháp phân tích ABC và XYZ  để kiểm kê hàng hóa theo chu kỳ này đều cần phân loại hàng tồn kho vào một trong ba loại: mặt hàng đếm thường xuyên, mặt hàng đếm thường xuyên thứ hai và mặt hàng ít thường xuyên hơn.

Trong đó các phân tích ABC là dựa trên nguyên tắc Pareto: 80% doanh số bán hàng của bạn đến từ 20% sản phẩm của bạn. Đây là việc xác định sản phẩm nào kiếm được nhiều tiền nhất cho bạn. Chúng có thể không phải là những mặt hàng bán chạy nhất, nhưng chúng là những mặt hàng có giá trị cao nhất.

Ngược lại với cách phân tích ABC, cách phân tích XYZ dựa trên việc sử dụng: Đây là cách phân tích dựa trên nhu cầu của khách hang hay doanh số bán ra. Những mặt hàng cần đếm thương xuyên theo cách này không nhất thiết phải có giá trị cao nhất, nhưng chúng được bán chạy và có tần suất thay đổi số lượng hàng tồn đủ thường xuyên để khả năng tồn kho không chính xác cao hơn.

Các áp dụng phương pháp ABC hay XYZ phụ thuộc vào từng nhà kho và người quản lý kho.

Tuy nhiên, đối với đa số các hoạt động kho bãi, cách phân tích XYZ dựa trên mức sử dụng là thiết thực nhất. Bởi cách phân tích này giúp các nhà quản lý duy trì độ chính xác của hàng tồn kho và tránh tình trạng hết hàng.

Cách làm này cũng giúp người quản lý kho xác định các mặt hàng bán chạy nhất, bán chạy vừa và mặt hàng ít bán, để phân bổ sản phẩm của mình trên các kho một cách hợp lý.

Bạn có thể xem thêm bài viết Lợi ích của quản lý hàng tồn kho và cách quản lý, dự báo hàng tồn kho phổ biến của chúng tôi để hiểu thêm về hai cách phân tích này và cách kết hợp hai phương pháp này với nhau trong việc quản lý và dự báo tồn kho.

Quản lý việc luận chuyển hàng hóa giữa các kho

Khi bạn có thêm một nhà kho mới, bạn cần cộng thêm các chi phí vận chuyển không phải của khách hàng — chi phí vận chuyển các mặt hàng giữa các kho hàng của bạn. Đây là những chi phí vận hành mà bạn không thể thu lại trực tiếp thông qua phí giao hàng cho khách hàng, vì vậy bạn cần giữ chúng ở mức thấp nhất có thể.

Phân bổ hàng tồn kho chiến lược là một cách để giảm chi phí liên quan đến vận chuyển giữa các kho hàng. Bạn không cần phải có tất cả các sản phẩm của mình tại mọi kho hàng.

Khi bạn đã sử dụng chiến lược XYZ dựa trên mức độ sử dụng để phân loại các mặt hàng của mình đâu là mặ hàng bán chạy nhất, mặt hàn g bán trung bình và mặt hàng có mức bán thấp, bạn có thể ứng dụng cách phân loại đó để xác định nơi lưu trữ các mặt hàng của mình.

Ví dụ: bạn có thể lưu trữ những mặt hàng bán chạy nhất của mình trong cả hai kho trong khi chỉ lưu trữ những mặt hàng bán mức trung bình của bạn trong một kho và những mặt hàng có mức bán thấp ở kho còn lại.

Tương tự, hãy phân tích từ dữ liệu bán bàng của bạn để xác định những mặt hàng nào thường được mua cùng nhau.

Giả sử Kho 1 chứa 50% mặt hàng bán chạy nhất và 100% sản phẩm ít bán của bạn, trong khi Kho 2 chứa 50% còn lại của mặt hàng bán chạy nhất và 100% mặt hàng có mức bán trung bình của bạn.

Nếu bạn có khách hàng đặt hàng một mặt hàng từ danh mục mặt hàng có mức bán trung bình và một mặt hàng từ danh mục mặt hàng có mức bán thấp, thì bạn phải chi tiền để vận chuyển chúng đến cùng một kho, đóng gói chúng lại với nhau và sau đó vận chuyển chúng cho khách hàng. Việc này mất khá nhiều nguồn lực của bạn.

Do đó bạn cần xác định được những mặt hàng nào thường được đặt hàng cùng nhau để có thể lưu trữ chúng trong cùng một kho để hạn chế chi phí và sự chậm trễ khi giao hàng.

Bạn cũng có thể bán các mặt hàng phổ biến dưới dạng combo nhằm tạo ra các cơ hội bán chéo và mang lại hiệu quả cho hoạt động kho hàng của bạn.

3. Tối ưu hoạt động tại kho hàng

Để tối ư u hoạt động tại kho hàng, Omisell đề xuất bạn nên chú trọng vào ba lĩnh vựa tại kho:

• Cách bố trí nhà kho
• Quy trình lấy hàng tại kho
• Tự động hóa quy trình kho 

Tối ưu bố cục kho hàng

Việc bố trí kho hàng ảnh hưởng rất lớn tới tốc độ xử lý đơn hàng và các quy trình vận hành kho khác. Do đó khi mở thêm một kho hàng mới bạn cần quan tâm các vấn đề sau:

• Vị trí của các thiết bị trong kho đã hợp lý chưa? 

Hãy rút kinh nghiệm từ chính kho hàng đầu tiên của bạn để có phương án sắp xếp các thiết bị máy móc hỗ trợ quản lý kho hàng một cách hợp lý hơn.

• Vị trí đặt các loại mặt hàng đã tối ưu cho việc lấy hàng trong kho chưa?

Cách các sản phẩm được lưu trữ trong kho của bạn ảnh hưởng không nhỏ tới tốc độ vận hành kho. Ví dụ: nếu các mặt hàng bán chạy nằm sau các mặt hàng bán chạy trung bình, nhân viên kho sẽ phải liên tục di chuyển các mặt hàng xung quanh để đến đúng mặt hàng. Đây là một hoạt động kém hiệu quả có thể được giản lược nếu sản phẩm được phân loại đúng cách.

• Khoảng cách giữa các kệ hàng và lối đi đã phù hợp chưa?

Nếu bạn đang vận hành một kho hàng lớn cần sử dụng tới xe nâng thì bạn cần xem xét kỹ khoảng cách và các lối đi trong kho cho phù hợp để tận dụng xe nâng một cách hiệu quả. Kẻ cả khi bạn không cần tới xe nâng trong kho thì bạn cũng cần tính khoảng cách giữa các kệ hàng hóa và lối đi có phù hợp với kích thước hàng hóa đóng gói trong kho hay không.

Cải thiện quy trình lấy hàng tại kho

Để giảm thiểu sự gián đoạn và chậm trễ khi vận hành thêm nhà kho thứ hai, bạn cần đảm bảo các quy trình kho hàng của mình được sắp xếp hợp lý. Cụ thể, hãy nhìn vào quy trình lấy hàng trong kho của bạn vì chúng tiêu tốn rất nhiều nhân lực và chi phí. Hai phương pháp lấy hàng trong kho hữu ích khi sử dụng đa kho là: lấy hàng theo đợt (Wave picking) và lấy hàng nhanh (Cross-docking)

Lấy hàng theo đợt là một cách tiếp cận dựa trên lịch trình đơn hàng để xác định thứ tự các mặt hàng được chọn. Thay vì chọn nhiều hàng nhất có thể mỗi ngày, chia từng đợt hàng và tập trung vào việc đạt được mục tiêu chung như các đơn đặt hàng có cùng ngày phát sinh đều được giao cho đơn vị vật chuyển hoặc các đơn hàng có cùng một đơn vị vận chuyển được đóng gói và bàn giao xong. Các đơn đặt hàng được nhóm thành nhiều đợt và được chọn vào một thời điểm cụ thể trong ngày để đáp ứng các mục tiêu đã xác định.

Lấy hàng nhanh là khi hàng hóa đóng gói xong được vận chuyển ngay lập tức đến xe tải chuyển đi thay vì phải lưu trữ trước. Nói một cách đơn giản, nó loại bỏ phần lớn các quy trình đặt và chọn. Cách làm này thường áp dụng với kho hợp nhất, nơi mà các chuyến hàng lớn được chia thành những chuyến nhỏ hơn, đến phân phối theo từng khu vực. 

Chọn một trong những phương pháp này – hoặc sử dụng kết hợp cả hai – có thể đem đến hiệu quả không ngờ cho việc quản lý kinh doanh nhiều kho hàng.

Tự động hóa các quy trình kho hàng

Tự động hóa là một cách tối ưu giúp việc sử dụng đa kho vận hành thương mại điện tử của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.

Đây là một số công cụ hiện đại để tự động hóa kho hàng: hệ thống quản lý bán hàng đa kênh và đa kho hàng, hệ thống kiểm soát kho hàng / hệ thống thực hiện việc chọn đơn hàng cho bạn, công cụ giúp nhân viên của bạn dễ dàng đóng gói đơn hàng, hệ thống định tuyến đơn hàng, ….

Lợi ích của Hệ thống Quản lý Đa kho
Hệ thống quản lý nhiều kho hàng cho phép bạn theo dõi sự thay đổi số lượng hàng tồn theo thời gian thực của tất cả các kho hàng. Và, nếu bạn sử dụng giải pháp dựa trên đám mây, bạn có thể làm điều đó ở mọi địa điểm có internet.

Một hệ thống quản lý đa kho cho phép người quản lý kho:

• Xem dữ liệu hoạt động và kiểm kê kho được từng phần bằng cách tạo nhiều kho trong hệ thống
• Nhanh chóng và dễ dàng kê khai, thống kê việc xuất nhập hàng hóa của từng kho hàng và giữa các kho hàng với nhau.
• Truy cập dữ liệu thời gian thực về tồn kho của bạn dựa trên các dữ liệu bán hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau (ví dụ: sàn thương mại điện tử, cửa hàng truyền thống)
• Có thể tiến hành cài đặt các điều kiện của đơn hàng để xử lý tự động chuyển thông tin đến kho có sản phẩm.
• Tích hợp được với nhiều kênh bán hàng như WooCommerce, Magento, Haravan, Shopify, các sàn TMĐT Shopee, Tiki, Sendo, Lazada,…

Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell là một công cụ quản lý đa kho không chỉ có thể đáp ứng được các tiêu chí phía trên mà còn hỗ trợ tốt cho việc bán hàng đa kênh, đa sàn với các tính năng đồng bộ thông tin sản phẩm, đơn hàng và xử lý đơn hàng đa kênh tập trung trên một trình quản lý duy nhất.

Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và tính chất hàng hóa của mình của mình, bạn cũng có thể đầu từ cơ sở hạ tầng bổ sung như hệ thống băng tải có thể mang lại tốc độ nhanh hơn và tự động hóa hơn nữa cho các hoạt động của bạn.