Có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn quản lý kho vật tư bằng Excel. Vậy để quản lý kho vật tư bằng Excel thì cần những thông tin gì và cách làm này hiện có hiệu quả hay không? Ưu nhược điểm của cách quản lý kho vật tư bằng excel này là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp các câu hỏi trên.
1. Quản lý kho vật tư bằng excel cần những gì?
File Excel quản lý kho vật tư thường khá phức tạp với nhiều sheet thông tin để có thể tổng hợp được tình hình xuất nhập kho. Các thông tin cần có trong file excel quản lý kho vật tư là:
- Danh sách hàng hóa: Liệt kê các vật tư có trong kho về tên, mã vật tư, giá cả
- Nhật ký xuất, nhập, tồn: Ghi lại quá trình xuất, nhập trong kho hàng ngày với các thông tin: Thời gian, Loại hành động xuất/ nhập, Số lượng tồn đầu kỳ, Số lượng xuất/nhập, Số lượng tồn cuối kỳ
- Tổng hợp xuất, nhập, tồn trong kỳ: Sheet tổng hợp thông tin xuất, nhập, tồn vào cuối kỳ được tổng hợp từ nhật ký xuất nhập tồn với các thông tin: Thời gian, Tên vật tư, mã vật tư, Số tồn đầu kỳ, Tổng xuất trong kỳ, Tổng nhập trong kỳ, Số tồn cuối kỳ.
2. Cách quản lý kho vật tư bằng excel hiện có hiệu quả hay không?
Ngày nay, bên cạnh việc quản lý kho vật tư bằng Excel còn rất nhiều phần mềm quản lý giúp thực hiện điều này. Việc dùng Excel để quản lý kho vật tư đã không còn tối ưu nữa mà đã bộc lộ nhiều nhược điểm so với các phần mềm quản lý bán hàng.
2.1 Ưu điểm của việc quản lý kho vật tư bằng Excel
Không phải tự nhiên mà việc quản lý kho bằng Excel được nhiều công ty áp dụng. Những ưu điểm của cách làm này là:
- Sử dụng phần mềm Excel giúp tiết kiệm chi phí
- Phần mềm khá quen thuộc dễ cài đặt trên máy tính
- Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các công thức tính toán quản lý riêng phù hợp cho từng mô hình kinh doanh, dễ dàng tạo các báo cáo theo yêu cầu.
- Phù hợp với mô hình bán hàng đơn giản
2.2 Nhược điểm của việc quản lý kho vật tư bằng Excel
Tại sao lại nói việc dùng excel quản lý kho vật tư không còn tối ưu nữa? Những nhược điểm dưới đây sẽ giải đáp câu hỏi trên:
- Tính bảo mật thấp, độ an toàn cho dữ liệu kém, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Trong trường hợp không may máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.
- Các hàm tính toán trong excel dùng để quản lý kho khá phức tạp, người dùng cần phải có kiến thức vững về Excel và nghiệp vụ kho để lựa chọn hàm tính toán cũng như để hiểu rõ các hàm đang sử dụng trong bảng quản lý kho vật tư để giải trình khi cần thiết. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi để có thể làm được điều này đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.
- Không hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng
- Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.
- Không hỗ trợ liên kết với các thiết bị bán hàng.
- Nhập dữ liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn..
- Không cập nhật số liệu liên tục, liền mạch với các bộ phận khác
- Không tối ưu đối với quản lý đa kho
3. Omisell – giải pháp quản lý kho và bán hàng mới
Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell có thể hỗ trợ tốt các tác vụ quản lý kho đa điểm, đối soát công nợ với các đơn vị vận chuyển và với các nhà cung cấp. Với các tính năng quản lý kho nâng cao như quản lý tồn kho đệm và tồn kho bổ sung, Omisell giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất cho các công việc cần đến lượng vật tư lớn.
Omisell có thế mạnh về hỗ trợ các đơn vị kinh doanh bán hàng trên đa sàn TMĐT như Shopee, Tiki, Lazada,… bởi khả năng giúp xử lý đơn hàng tập trung giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn khi tham gia các chương trình Mega Sale, Mega Campaign mà không sợ bị quá tải xử lý.
Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn tìm một phần mềm giúp quản lý kho đa điểm và giúp quản lý việc bán hàng đa kênh hiệu quả thì Omisell chính xác là những gì bạn tìm kiếm. Bạn có thể đăng ký dùng thử Omisell tại đây.
