Việc quản lý làm sao để hàng hóa trong kho luôn duy trì mức tồn kho lý tưởng tránh bị tồn đọng, hỏng hóc là điều mà những nhà kinh doanh luôn chú trọng. Điều đó càng khó thực hiện hơn khi việc kinh doanh phát triển và bạn cần phải quản lý và bán hàng từ nhiều kho hơn. Tuy việc quản lý bán hàng đa kho khá phức tạp và rắc rối tuy nhiên công việc này cũng có những chiến thuật có thể áp dụng để tối ưu quy trình vận hành bán hàng của bạn.
Trong bài viết này Omisell sẽ điểm ra những tips quản lý hàng hòa tốt nhất khi bán hàng đa kho.
1. Ưu điểm của việc bán hàng đa kho
Như đã nói ở đầu bài, việc sử dụng nhiều kho (đa kho) thường được đơn vị kinh doanh áp dụng khi mở rộng mô hình kinh doanh để tối ưu chi phí. Việc mở nhiều kho hàng ở các vị trí địa lý khác nhau giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển và logistics hơn.
Một ví dụ cụ thể để bạn dễ dàng hình dung về lợi ích của việc có nhiều kho hàng là: giả sử bạn đang kinh doanh tại Hồ Chí Minh, nhưng bạn đang có lượng khách hàng ngày càng tăng tại Hà Nội. Trường hợp này, thì bạn nên xem xét đến việc mở thêm kho hàng tại Hà Nội hoặc các tỉnh lân cận Hà Nội để tối ưu được thời gian vận chuyển và chi phí vận chuyển cũng như tăng thêm lợi thế để tăng số lượng đơn hàng cũng như doanh thu từ khách hàng tại khu vực này.
Hoặc một ví dụ về việc sử dụng đa kho linh động hơn là việc doanh nghiệp A có trụ sở tại Hà Nội nhưng lại có một lượng khách hàng mua 70% lượng sản phẩm bán chạy nhất của họ tại Hồ Chí Minh. Trong ví dụ này, thì doanh nghiệp A có thể mở thêm một kho hàng tại Hà Nội với những sản phẩm được bán chạy tại thị trường này để giao hàng nhanh chóng và tiết kiệm được chi phí vận chuyển.
Ngoài phương án mở thêm kho hàng như 2 ví dụ trên đây thì còn cách là tìm một đại lý/ cơ sở phân phối tại các địa điểm có lượng khách hàng tập trung đông. Tuy nhiên cách làm này thường được các nhà sản xuất lớn áp dụng chứ không phù hợp với các đơn vị kinh doanh phân phối bán lẻ sản phẩm như các thương hiệu thời trang, chuỗi bãn lẻ mỹ phẩm,…
>>> Đọc thêm: Đa kho là gì? 5 Lợi ích khi sử dụng đa kho
2. Thách thức của việc quản lý bán hàng đa kho
Mặc dù việc sử dụng nhiều kho hàng để bán hàng là điều cần thiết khi mở rộng kinh doanh nhưng việc vận hành nhiều hơn một kho hàng cũng có những khó khăn như:
- Khó khăn trong việc quản lý chính xác số lượng hàng hóa: Việc vận hành đa khó có thể làm bạn gặp khó khăn trong việc tổng hợp số lượng tồn kho một cách chính xác. Lượng hàng hóa bán ra và lượng tồn kho rất hay bị chênh lệch, không ăn khớp với nhau trong khi vận hành đa kho, dẫn đến việc lượng hàng dự trữ có thể sẽ bị thiếu hoặc hết hàng trước khi bạn kịp nhận ra. Kéo theo đó là sự sụt giảm doanh thu.
- Khó khăn trong việc duy trì liên lạc, luồng thông tin giữa các kho hàng: Thông thường khi vận hành đa kho, các đơn vị kinh doanh thường áp dụng hình thức vận hành từ xa do các kho hàng có vị trí xa nhau. Việc quản lý từ xa như vậy thường gặp vấn đề về việc trao đổi thông tin khó có thể giữ cho luồng thông tin liền mạch và thống nhất. Đực biệt là khi chạy các chương trình bán hàng nếu không thống nhất giữa các kho rất dễ gây ra những bức xúc cho khách hàng.
- Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu riêng cho từng kho: Việc quản lý dữ liệu như phiếu nhập hàng, hóa đơn đầu ra, đầu vào của đơn vị kinh doanh vận hành đa kho cần phải được lưu trữ một cách hệ thống để dễ dàng tìm và tra cứu, tránh bị lẫn lộn giấy tờ.
Những tips nên áp dụng để quản lý bán hàng đa kho
Dưới đây là những điều cần lưu ý quản lý bán hàng đa kho
Sử dụng công cụ phù hợp để đồng bộ hóa dữ liệu
Với sự phát triển ngày nay của công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày nay, việc đồng bộ dữ liệu bán hàng và tồn kho trở nên vô cùng đơn giản. Sử dụng một hệ thống quản lý bán hàng đa kênh như Omisell bạn có thể tự động hóa một số bước xử lý đơn hàng thủ công như duyệt đơn hàng, tạo vận đơn,… và có thể quản lý đồng bộ thông tin số lượng tồn của đa kho liên tục theo thời gian thực.
Một số tiêu chí để lựa chọn hệ thống quản lý bán hàng đa kho bạn cần quan tâm là:
- Khả năng theo dõi, quản lý tồn kho đa điểm
- Có tính năng quản lý việc luận chuyển hàng hóa giữa các kho
- Có thể tạo và đồng bộ được thông tin đơn hàng từ các kênh bán
- Có thể tự động hóa các bước thao tác thủ công xử lý đơn hàng
- Giao diện dễ dàng sử dụng
- Có phần báo cáo về quản lý kho và tình hình bán hàng
>>> Tham khảo thêm: Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell
Tối ưu lại kho hàng và quy trình xử lý đơn hàng tại kho
Ngoài việc tự động và đồng bộ hóa các dữ liệu thì các đơn vị kinh doanh cũng cần xem xét cách bố trí kho hàng thực tế xem đã tối ưu cho việc bán hàng từ đa kho hay chưa?
Cách bố trí kho hàng cần gọn gàng và phù hợp với quy trình xử lý đơn hàng đơn hàng tại kho cho nhân viên. Kho hàng được sắp xếp một cách hợp lý, khoa học sẽ giúp nhân viên tiết kiệm được nhiều thời gian tìm và giao hàng cho khách hàng. Bạn có thể tham khảo Các nguyên tắc quản lý kho bãi cơ bản để biết cách tối ưu việc quản lý kho hàng.
Tính toán kỹ về bài toán chi phí khi lựa chọn vị trí kho
Khi mở một kho hàng mới, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về ưu nhược điểm và chi phí vận hành của những địa điểm tiềm năng để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất, cân bằng giữa .
Việc đặt kho hàng trong trung tâm thành phố gần với khách hàng tuy là ưu tiên quan trọng nhưng bạn cũng cần cân nhắc đến các yếu tố chi phí thuê mặt bằng, diện tích sử dụng, chi phí nhân công, phí vận chuyển giữa các vị trí kho hàng tiềm năng với nhau. Ví dụ: một nhà kho ở trung tâm thành phố gần với khách hàng của bạn sinh sống, có thể sẽ tốn nhiều chi phí thuê và chi phí lao động hơn. Ngược lại, mặt bằng ở ngoại ô thì chi phí thuê mặt bằng sẽ thấp hơn nhưng chi phí vận chuyển lại tăng lên.
Bạn cũng cần tính đên tính chất hàng hóa và điều kiện bảo quản hàng hóa để đưa ra quyết định lựa chọn vị trí hàng hóa phù hợp. Ví dụ: Hàng hóa đông lạnh cần giao ngay cho khách hàng thì nên có kho ở gần khách hàng hơn còn hàng hóa điều kiện bảo quản dễ dàng có thể lựa chọn vị trí kho xa khu tập trung khách hàng hơn một chút nhưng lại tối ưu hơn về chi phí.
>>> Đọc thêm: Lựa chọn 3PL để lưu trữ và quản lý kho tại Hà Nội, HCM và các thành phố lớn
Trên đây là 3 típ khi bán hàng đa kho mà bạn cần lưu ý. Hy vọng qua bài viết này các nhà bán có thể tìm cho mình được công cụ và có chiến thuật phù hợp để tối ưu việc quản lý bán hàng đa kho của mình.