Dùng file excel quản lý kho và bán hàng là một cách làm khá đơn giản và dễ dàng áp dụng cho những người mới bắt đầu kinh doanh và các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ đơn giản. Để quản lý việc bán hàng và kho hàng bằng excel, trước tiên cần xây dựng các bảng biểu để nhập dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ liệt kê các loại bảng biểu cần có để quản lý bán hàng và kho hàng, cũng như các thông tin cần có trong các file đó để giúp việc quản lý kho hàng và bán hàng bằng Excel được hiệu quả hơn.
1. Quản lý kho
Để xây dựng file excel quản lý kho hàng bạn cần có các sheet thông tin cơ bản cho kho như: Danh sách sản phẩm; Nhật ký xuất, nhập, tồn; Tổng hợp xuất nhập tồn.
Sheet danh sách sản phẩm cần để tổng hợp các danh mục hàng hóa trong cửa hàng. Từng mặt hàng sẽ được thống kê chi tiết các thông tin như: Số thứ tự, tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá nhập, giá bán, đơn vị tính giúp quản lý nằm rõ về các loại hàng hóa trong kho để tiện thống kê quản lý, tránh thất thoát.
Nhật ký xuất, nhập, tồn dùng để ghi lại thông tin xuất, nhập hàng hóa trong kỳ để tiện tổng hợp vào cuối kỳ vào sheet Tổng hợp xuất, nhập, tồn. Trong sheet nhật ký xuất, nhập, tồn sẽ cần các thông tin: Số thứ tự, ngày tháng năm, tên sản phẩm, loại sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, số lượng nhập trong ngày, số lượng xuất bán trong ngày, ghi chú.
Sheet tổng hợp xuất, nhập, tồn là file tổng hợp tình hình xuất, nhập, tồn sản phẩm trong kho vào cuối kỳ sau khi tổng kết lại từ sheet nhật ký xuất, nhập, tồn. Sheet cần các thông tin như: Số thứ tự, tên sản phẩm, mã sản phẩm, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
2. Quản lý bán hàng
Để quản lý bán hàng bằng excel cơ bản thì cần có các sheet nhập và thống kê thông tin như nhật ký bán hàng, quản lý doanh thu.
Sheet nhật ký bán hàng là việc lưu trữ thông tin tình hình bán hàng hàng ngày với các thông tin: Ngày tháng, tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá tiền, số lượng, thành tiền. Sheet nhật ký bán hàng sẽ giúp người quản lý có thể tổng hợp được doanh thu hàng ngày và phân tích được các sản phẩm bán chạy theo từng kỳ để có kế hoạch dự trù nhập kho hoặc kế hoạch đẩy hàng phù hợp.
Quản lý doanh thu là sheet tổng hợp thông tin lại từ sheet nhật ký bán hàng với các thông tin như: Thời gian, tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá nhập, giá bán, số lượng bán ra trong kỳ, doanh thu, lãi.
3. Lưu ý để sử dụng file Excel quản lý kho và bán hàng hiệu quả
- Xây dựng file quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh của mình: mỗi một ngành nghề lại có một đặc thù khác nhau do đó các file quản lý kho và bán hàng của từng ngành nghề lại có sự khác biệt. Do đó không nên sử dụng mẫu file excel quản lý kho và quản lý bán hàng có sẵn mà nên tham khảo để tùy chỉnh cho phù hợp với việc kinh doanh của mình.
- Nắm vững các kiến thức Excel để ứng dụng các hàm và tính năng trong đó giúp việc nhập dữ liệu được đơn giản hơn.
- Khi nhập dữ liệu trong bảng tính Excel, cần phải thường xuyên lưu lại dữ liệu tránh trường hợp mất điện hay vì một lý do nào đó máy tính trục trặc mà bị mất dữ liệu do không kịp lưu lại. Có thể cài đặt tính năng lưu tự động trên Excel 2010 bằng cách: Vào File > Option > Save > trong phần Save workbooks, thay đổi thời gian tự động lưu trong ô Save AutoRecover information every (đơn vị là phút) > OK.
4. Cách thay thế việc quản lý kho và bán hàng bằng Excel đơn giản hơn
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có thể giải quyết vấn đề quản lý kho và bán hàng cho người bán. Tùy thuộc và quy mô và ngành nghề kinh doanh sẽ có những phần mềm quản lý bán hàng có tính năng phù hợp.
Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho và quản lý bán hàng có những ưu điểm:
- Hạn chế việc nhập dữ liệu thủ công, có các tính năng đồng bộ và nhập dữ liệu hàng loạt trong lúc nhập dữ liệu cài đặt ban đầu
- Không cần biết các phép tính toán cao siêu và cách xây dựng các hàm tính như Excel
- Người dùng không cần có hiểu biết quá nhiều về cách tính toán như Excel
- Có cách tính năng phụ trợ hỗ trợ việc quản lý kho và bán hàng
Với mô hình bán hàng đa kênh, đặc biệt là bán hàng trên các kênh TMĐT như sàn Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,… thì hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell có thể hỗ trợ tốt các tác vụ quản lý kho đa điểm, đối soát công nợ với các đơn vị vận chuyển và với các nhà cung cấp. Với các tính năng quản lý kho nâng cao như quản lý tồn kho đệm và tồn kho bổ sung, Omisell giúp nhà bán hàng có sự chuẩn bị tốt nhất cho việc tham gia các chiến dịch bán hàng lớn Mega Sale, Flash Sale trên các sàn đồng thời có tính năng đồng bộ và xử lý đơn hàng nhanh chóng giúp shop có thể tối ưu hơn công việc bán hàng của mình.