Việc quản lý kho hàng đối với người bán và doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng tương đương với việc tối ưu, tăng doanh thu bán hàng. Vì nếu việc quản lý tồn kho không sát sao dễ dẫn đến thất thoát, hư hỏng hàng hóa dẫn đến sử dụng nguồn vốn không hiệu quả, sụt giảm lợi nhuận. Việc dùng Excel quản lý kho là cách thức đơn giản được nhiều đơn vị kinh doanh sử dụng.
Tuy nhiên với những thay đổi công nghệ và xu hướng bán hàng như hiện nay thì việc quản lý kho với Excel không còn phù hợp nữa. Dưới đây là những nhược điểm của phương pháp quản lý kho bằng Excel này:
- Nhược điểm đầu tiên của Excel là chỉ xử lý dữ liệu offline được. Không thể cập nhật thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi và không thể quản lý qua internet được.
- Các hàm sử dụng trên Excel khá phức tạp và nếu muốn sử dụng thành thạo Excel cho việc báo cáo và phân tích thì cần người sử dụng có chuyên môn cao.
- Dữ liệu phải nhập thủ công, mất thời gian .
- Không thể kết nối với các thiết bị hỗ trợ quản lý kho như máy kiểm kho hàng, máy quét mã vạch,..
- Không xử lý tốt khi có nhiều dữ liệu, rất dễ nhầm lẫn khi tra cứu chỉ phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ.
- Khó quản lý khi có nhiều kho hàng hoặc cần đối soát công nợ với nhiều đơn vị.
- Không phù hợp với mô hình bán hàng online, mô hình bán hàng đa kênh có tác vụ quản lý kho phức tạp.
Giải pháp thay thế việc dùng Excel quản lý kho cho đơn vị kinh doanh online, bán hàng đa kênh
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng được lập trình sẵn để giúp các đơn vị kinh doanh quản lý kho và việc bán hàng được đơn giản và hiệu quả hơn. Bảng so sánh tính năng giữa việc dùng Excel quản lý kho và việc dùng phần mềm quản lý kho dưới đây sẽ cho bạn thấy rõ việc ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý vào việc bán hàng có lợi ích vượt trội hơn như thế nào:
| Excel | Phần mềm quản lý bán hàng |
| Nhập dữ liệu thủ công, phải đối chiếu số liệu với chứng từ | Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu về sản phẩm và tồn kho, đơn hàng từ các kênh bán giúp giảm thời gian nhập dữ liệu |
| Giao diện nhập thông tin là bảng tính khô khan | Giao diện nhập dữ liệu linh hoạt hỗ trợ nhập hình ảnh sản phẩm trực quan |
| Khó truy xuất giao dịch để tìm ra sai sót | Dễ dàng truy xuất giao dịch khi xảy ra chênh lệch |
| Không tiện theo dõi cập nhật mọi lúc mọi nơi | Lưu trữ thông tin trên điện toán đám mây dễ dàng theo dõi cập nhật mọi nơi có internet |
| Không hỗ trợ kết nối với phần mềm và phần cứng khác hỗ trợ việc bán hàng | Dễ dàng hỗ trợ kết nối các phần mềm và phần cứng hỗ trợ quản lý kho và bán hàng khác |
| Yêu cầu người làm có kiến thức về Excel nhất định | Đơn giản, dễ dàng sử dụng không cần biết quá nhiều công thức tính toán như Excel |
Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Omisell hỗ trợ rất tốt việc quản lý kho đơn và đa điểm cho những người bán hàng online, đặc biệt là những đơn vị kinh doanh bán hàng trên các trang web TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,…Các tính năng quản lý kho nổi bật của Omisell có thể kể đến như:
- Quản lý tồn kho đa điểm.
- Đồng bộ tồn kho tự động.
- Tồn kho nâng cao: Chia tồn kho theo từng kênh bán theo thời gian phù hợp.
- Tồn kho đệm: Cập nhật lượng hàng hóa dự trữ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.
- Tồn kho bổ sung: Thêm mục tồn kho bổ sung để ước lượng hàng hóa có thể bổ sung kịp tiến độ bán hàng giúp người bán chủ động trong việc tham gia các chương trình khuyến mại trên các sàn TMĐT.
Hiện Omisell đang cho người dùng đăng ký dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày. Bạn có thể đăng ký dùng thử Omisell tại đây.