Có hai từ mà không nhà bán lẻ nào muốn nghe: Hết hàng. Khi bạn bán hàng qua chợ, web thương mại điện tử, cửa hàng bán lẻ bạn sẽ cảm thấy khó có thể giữ được số lượng hàng tồn kho một cách chính xác và tránh bán quá mức.
Dữ liệu cũng cho thấy rằng các nhà bán lẻ không làm tốt công việc quản lý hàng tồn kho của họ. Khoảng 8% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho của họ và 14% doanh nghiệp khác làm điều đó theo cách thủ công, sử dụng bút và giấy. Không có gì ngạc nhiên khi hết hàng là một vấn đề trị giá 1 nghìn tỷ đô la đối với các nhà bán lẻ.
Dựa trên bài viết từ Shopify, bài viết này giải thích cách bạn có thể giảm nguy cơ bán quá mức, cách dành ít thời gian hơn để đối soát hàng tồn kho và giữ cho lượng hàng tồn đúng mức trong kho của bạn.
Bán quá mức(overselling) là gì?
Trong bán lẻ, bán quá mức (overselling) có nghĩa là bán được nhiều mặt hàng hơn những gì bạn thực sự có trong tay. Trang web hoặc cửa hàng của bạn có thể hiển thị sản phẩm có sẵn khi không có, buộc bạn phải hủy đơn đặt hàng sau khi lệnh được gửi.
Tác động của việc bán quá mức
- Doanh thu bị mất đi
- Thiệt hại cho uy tín thương hiệu
- Tăng cường đối thủ cạnh tranh
- Tác động tiêu cực đến lòng trung thành của khách hàng
Bán quá mức có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của bạn theo nhiều cách.
Doanh thu bị mất đi
Hậu quả lớn nhất của việc bán quá mức là mất doanh thu. Chi phí thiếu hụt tiêu tốn của các nhà bán lẻ ước tính khoảng 1 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Nếu vì hết hàng mà khách hàng không thể nhận được sản phẩm thì bạn sẽ đánh mất lợi nhuận. Bạn cũng có thể mất doanh thu trong tương lai từ khách hàng đó.
Thiệt hại cho uy tín thương hiệu
Các nhà bán lẻ đều biết uy tín thương hiệu quan trọng như thế nào. Các cửa hàng có uy tín cao thu hút khách hàng tốt hơn, được cho là có nhiều giá trị hơn và có tỷ lệ trung thành của khách hàng cao hơn. Bán quá mức hàng tồn kho có thể làm hỏng uy tín thương hiệu của bạn.
Các nghiên cứu cho thấy 30% người tiêu dùng cảm thấy hết hàng ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của họ. Khách hàng sẽ tha thứ ở một mức độ. Khoảng 3/4 (69%) người tiêu dùng sẽ chọn một mặt hàng khác sau lần hết hàng đầu tiên, nhưng sau khi trải nghiệm ba lần hết hàng, 70% người sẽ chuyển sang thương hiệu khác.
Tăng cường đối thủ cạnh tranh
Thông báo hết hàng và đơn đặt hàng bị hủy không khuyến khích khách hàng, đặc biệt nếu họ đang tranh thủ giảm giá hoặc deal. Nếu khách hàng không đạt được thứ họ muốn, họ sẽ đi tìm nó từ đối thủ cạnh tranh. Các nghiên cứu cho thấy rằng 37% người mua sắm chỉ trải qua một đợt hết hàng sẽ đi mua sắm với một thương hiệu khác và 9% sẽ không mua gì cả.
Tác động tiêu cực đến lòng trung thành của khách hàng
Sự trung thành của khách hàng làm tăng doanh thu và khuyến khích tiếp thị truyền miệng. Khi một khách hàng tin tưởng vào bạn có sản phẩm có sẵn nhưng khi họ chạy vào thì không có hàng, bạn có thể mất khách. Nếu khách hàng rời tay không khỏi cửa hàng nhiều lần, điều đó có thể dẫn đến phản hồi và đánh giá tiêu cực, cũng như mất doanh thu trong tương lai.
“Các thương hiệu lớn dành nhiều tiền để trở thành lựa họn mặc định của khách hàng và họ không muốn phá vỡ lưu lượng truy cập của khách hàng trung thành. Khi bạn là sự lựa chọn mặc định của khách hàng, họ tin tưởng vào bạn và không quan tâm đến các lựa chọn khác. Tuy nhiên, khi bạn để họ không còn sự lựa chọn, họ sẽ so sánh.”- Waqas Ahmed, Marketer, Shopify
Nguyên nhân của việc bán quá mức
Chúng ta hãy xem xét một số nguyên nhân khác nhau của việc bán quá mức.
Dữ liệu hàng tồn kho không chính xác
Hàng tồn kho ghi không chính xác (Inventory record inaccuracy: IRI) đề cập đến sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho được ghi lại và số lượng hàng tồn kho thực tế. Trong lĩnh vực bán lẻ, IRI có thể dẫn đến mất doanh thu hơn 1% doanh số và hơn 3% lợi nhuận gộp (gross profit).
Việc thiếu cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực có thể dẫn đến tình trạng bán quá mức. Có lẽ là do các nhà bán lẻ sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công, theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho mà không cần phần mềm. Việc kiểm tra hàng tồn kho thủ công rất dễ xảy ra sai sót do con người, đặc biệt là khi xử lý hàng tồn kho lớn trên nhiều kênh, dẫn đến chênh lệch giữa hàng tồn kho được ghi lại và hàng tồn kho thực tế.
Hàng tồn kho trực tuyến và ngoại tuyến bị ngắt kết nối
Khi bắt đầu kinh doanh, bạn có thể chỉ có một kênh bán hàng và một nhà kho. Số lượng kênh kỹ thuật số và kênh vật lý mà bạn bán tăng lên khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Số kho bạn làm việc cũng vậy.
Các nhà bán lẻ phải duy trì tồn kho chính xác cả trực tuyến và ngoại tuyến trong thời đại bán hàng đa kênh. Xử lý đơn đặt hàng ở nhiều kho sẽ khó quản lý nếu không có phần mềm quản lý đơn hàng kết nối hàng tồn kho trực tuyến và ngoại tuyến.
Vấn đề hậu cần
Đôi khi bạn có thể bán quá mức sản phẩm do lỗi trong khâu hậu cần của bạn. Các vấn đề về chuỗi cung ứng như thiếu hụt toàn cầu, tắc nghẽn giao hàng hoặc chậm trễ giao hàng ở chặng cuối có thể gây ra một khoảng trống trong dữ liệu hàng tồn kho của bạn dẫn đến bán quá mức.
Làm thế nào để ngăn chặn việc bán quá mức
- Phần mềm quản lý hàng tồn kho
- Cải thiện dự báo
- Thuê chuyên gia quản lý hàng tồn kho
- Hợp nhất hàng tồn kho trên tất cả các kênh
- Tổ chức kho hàng của bạn
- Xác định điểm tái đặt hàng
- Thực hiện phân tích ABC
- Kiểm toán chu trình hàng tồn kho thường xuyên
Có một số bước bạn có thể thực hiện để ngăn tình trạng bán quá mức tại cửa hàng bán lẻ của mình.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho
Phần mềm quản lý hàng tồn kho tồn tại giúp cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và luôn cập nhật thông tin hàng tồn kho. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công, điều này có thể nhanh chóng dẫn đến các mặt hàng bán quá mức và khách hàng không hài lòng.
Với phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn có thể:
- Theo dõi kho hàng
- Đặt cảnh báo hàng tồn kho
- Tự động hóa đơn đặt hàng
- Nhận quyền truy cập vào báo cáo hàng tồn kho
- Đồng bộ hóa dữ liệu kho theo thời gian thực
Phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp cho bạn thông tin chi tiết đầy đủ về cách hàng tồn kho di chuyển trong suốt chuỗi cung ứng của bạn. Nó cung cấp cho bạn cái nhìn duy nhất, đáng tin cậy về hàng tồn kho của bạn của bạn, vì vậy bạn có thể giữ đủ mặt hàng trong kho.
Cải thiện dự báo
Dự báo nhu cầu đưa ra ước tính về số lượng sản phẩm bạn sẽ bán. Nó nổi tiếng là khó đối với các nhà bán lẻ, vì không ai có thể đoán trước được tương lai. Không có “quả cầu pha lê” để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, có những phương pháp dự báo nhu cầu mà bạn có thể sử dụng:
- Mỗi sản phẩm nên có bao nhiêu hàng tồn kho
- Tần suất bổ sung các sản phẩm cụ thể
- Cần bao nhiêu nhân viên trong xưởng
Dự báo rất quan trọng vì nó kết hợp dữ liệu lịch sử bán hàng và xu hướng thị trường để tính toán nhu cầu. Bạn có thể chuẩn bị chuỗi cung ứng và hàng tồn kho của mình cho những thay đổi theo mùa và tránh bán quá mức.
Thuê chuyên gia quản lý hàng tồn kho
Nếu bạn muốn tránh bán quá mức, hãy thuê một người biết cách quản lý hàng tồn kho. Chuyên gia quản lý hàng tồn kho giúp bạn giữ đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm chi phí.
Một chuyên gia quản lý hàng tồn kho sẽ:
- Dỡ các mặt hàng sau khi được vận chuyển và phân loại chúng trong kho của bạn.
- Đóng gói và chuẩn bị các lô hàng gửi đi.
- Đếm hàng tồn kho để xác định lượng hàng tồn kho thấp hoặc dư thừa.
- Phân tích các thay đổi về số lượng hàng tồn kho.
- Bổ sung kho và đặt hàng các sản phẩm mới.
- Hoàn thành các báo cáo hàng tồn kho thường xuyên để tránh tình trạng hết hàng và thất thoát.
Hãy nhắm mục tiêu thuê người có kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho trong môi trường bán lẻ. Đảm bảo rằng họ chứng minh được khả năng tăng tỷ suất lợi nhuận và duy trì các thủ tục kiểm kê. Một chuyên gia quản lý hàng tồn kho có thể là mắt xích còn thiếu để giữ các mặt hàng trong kho, vì vậy bạn có thể tập trung vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp bán lẻ của mình.
Hợp nhất hàng tồn kho trên tất cả các kênh
Một cách khác để ngăn tình trạng bán quá nhiều là thống nhất hàng tồn kho của bạn thông qua hệ thống POS. Kết hợp cửa hàng thương mại điện tử của bạn với POS truyền thống của bạn cũng cung cấp:
- Khả năng hiển thị đầy đủ về việc sản phẩm có trong kho hay không.
- Khả năng đặt hàng và di chuyển hàng tồn kho dựa trên nhu cầu.
- Khả năng duy trì giá chính xác và nhất quán trên tất cả các kênh.
Sắp xếp kho hàng của bạn
Rất dễ khiến kho hàng của bạn trở nên lộn xộn. Đó là nơi duy nhất mà khách hàng không bao giờ thấy trong cửa hàng của bạn. Tuy nhiên, một kho dự trữ lộn xộn có thể dẫn đến số lượng hàng tồn kho không chính xác và hàng tồn kho bán quá mức.
Giữ cho kho hàng của bạn được ngăn nắp cho phép bạn biết chính xác sản phẩm vật chất mà bạn có trong kho. Bằng cách đó, bạn tránh bán quá mức và có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu của người mua hàng.
Mỗi kho hàng đều khác nhau. Bạn sẽ muốn chọn cách bố trí kho chứa hàng phù hợp cho cửa hàng của mình và đặt ra các nguyên tắc để làm cho nó có thể sử dụng được cho nhân viên mới và hiện tại. Dành một chút thời gian và kế hoạch vào việc sắp xếp một kho dự trữ.
Điểm tái đặt hàng (Reorder points-ROP)
Điểm tái đặt hàng (ROP) báo hiệu cho bạn biết đã đến lúc đặt lại hàng tồn kho. Nó giúp bạn bổ sung trước khi bán quá mức hoàn toàn. Điểm tái đặt hàng được biểu thị dưới dạng số lượng, chẳng hạn như 25 áo thun. Khi số lượng hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức đó, bạn có thể tự động đặt hàng lại nhiều hơn thông qua phần mềm quản lý hàng tồn kho của mình.
Sự thiếu hụt hàng tồn kho gây tốn kém khi khách hàng tìm kiếm một sản phẩm cụ thể mà bạn không có vì bạn không đặt hàng đủ. Điểm tái đặt hàng giúp duy trì đủ lượng hàng tồn kho, cộng thêm:
- Giảm chi phí hàng tồn kho
- Tránh hết hàng
- Nâng cao hiệu quả
Bạn có thể thay đổi điểm tái đặt hàng theo thời gian, tùy thuộc vào tốc độ bán hàng và những thay đổi trong thời gian thực hiện. Bằng cách đặt hàng lại trước khi hết hàng tồn kho, bạn đảm bảo có đủ sản phẩm để bán và khách hàng hài lòng để phục vụ.
Thực hiện phân tích ABC
Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho được sử dụng để xác định hàng tồn kho hoạt động tốt nhất và kém nhất của bạn. Đó là một cách thông minh để kiểm soát hàng tồn kho và cải thiện khả năng sinh lời bằng cách biết sản phẩm nào giúp bạn kiếm được nhiều tiền nhất. Nó dựa trên nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20.
Phân loại ABC chia hàng tồn kho thành ba loại dựa trên doanh thu:
- Cấp A: Hàng tồn kho hoạt động tốt nhất, sẽ chiếm 80% doanh thu. Bạn muốn ưu tiên hàng tồn kho này và đảm bảo rằng nó không bao giờ bị bán quá mức.
- Cấp B: Hàng tồn kho bậc trung, chiếm 15% doanh thu.
- Cấp C: Hàng tồn kho hoạt động kém nhất chiếm 5% doanh thu. Đây có thể là hàng tồn kho chậm hoặc hàng không tiêu thụ được và không nên được doanh nghiệp của bạn ưu tiên nhiều.
Sử dụng phân tích ABC giúp bạn hiểu nơi đầu tư vào hàng tồn kho của mình.
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho thường xuyên
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho là kiểm tra mức độ tồn kho của doanh nghiệp so với hồ sơ tài chính. Nó đảm bảo rằng hàng tồn kho thực của bạn khớp với những gì được ghi lại trong phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn. Kiểm toán giúp bạn yên tâm rằng hàng tồn kho của bạn là chính xác, bạn có đủ hàng tồn kho an toàn và bạn có thể lập kế hoạch cho nhu cầu của khách hàng trong tương lai.
Tìm hiểu thêm: 5 bước giúp bạn đối soát hàng tồn kho
